Quel poste de travail demain ?
Les postes de travail professionnels peuvent-ils continuer à ignorer les tendances bureautiques grand public ?
Avec la « consumérisation » de l’informatique, ce sont désormais les acteurs grand public (Google, Apple, Microsoft , Facebook, Amazon) qui dictent les tendances et orientations de demain, pas seulement sur le marché grand public, mais aussi sur l’informatique d’entreprise.
Ainsi, les utilisateurs se tournent de plus en plus vers des solutions internet gratuites pour leurs usages privés (messagerie, bureautique, stockage…) et ne conçoivent pas que les services proposés dans le contexte professionnel soient de qualité inférieure. Ceci se traduit notamment par l’émergence du BYOD (Bring Your Own Device) et une utilisation croissante de solutions cloud non « tamponnées » par la DSI.
A ce stade, les DSI ont plutôt tendance à interdire ces usages, alors que ces évolutions s’inscrivent dans un mouvement de fond, qui doit être intégré dès à présent au sein des stratégies d’évolution du SI, à commencer par le poste de travail.
Le poste de travail aujourd’hui et demain
Le poste de travail est d’abord un centre de coût avant d’être un levier de création de valeur
Entre le package matériel (ordinateur, smartphone…), et le package logiciel (suite bureautique…), la mise à disposition d’un poste de travail informatique coûte plusieurs milliers d’euros par collaborateur. L’investissement et le maintien en condition opérationnelle de ce poste de travail (support, montée de version, infrastructure …) concentrent à eux seul une part significative du budget DSI (en moyenne 20%).
En soi, le poste de travail n’apporte aucune différenciation par rapport à la concurrence. En effet, toutes les entreprises gèrent un parc matériel et logiciel à peu près équivalent (dans près de 80% des cas, la suite bureautique MS Office).
Avec la généralisation des terminaux mobiles dans l’entreprise, la gestion du poste de travail va devenir plus complexe dans les prochaines années. Si les PC sont en général Wintel (OS Windows, processeur Intel), les équipements mobiles tournent majoritairement sur d’autres OS (Android, iOs…). Les DSI n’ont ni les compétences, ni la vocation à assurer un support multi OS et multi devices du poste de travail de demain.
L’enjeu autour du poste de travail pour les DSI n’est plus tant de gérer un parc matériel (et les OS associés), mais de se focaliser sur l’accès aux données (via le navigateur internet, pivot de ce nouveau modèle) sur tous les terminaux en situation de mobilité.
Vers un poste de travail externalisé : cloud (pour la couche applicative) et BYOD (pour le matériel/OS)
Dans ce contexte, le cloud constitue une évolution incontournable vers ces situations de travail ATAWADAC (Any Time, Any Where, Any Device, Any Content). D’ici 2022, le Gartner prédit que près de 2/3 des entreprises gèreront leur bureautique en mode cloud, alors qu’elles ne sont que 8% aujourd’hui. La bureautique en mode SaaS est une tendance forte poussée par les grands éditeurs (Microsoft 365, Google Apps, IBM docs, Apple iWork). Elle a supplanté la progression des logiciels libres bureautiques (Open Office, Libre Office) dont la part de marché a chuté de 13 à 5% en l’espace de 2 ans selon une étude Forrester de 2013.
Les atouts d’un poste de travail cloud pour les DSI sont évidents : s’affranchir des contraintes de déploiement et de migration bureautique (souplesse, réactivité, scalabilité), réduire le TCO (dans un ratio de 3 à 1 avec un poste de travail virtualisé selon le Cigref) et ainsi dégager des marges de manœuvre salutaires pour innover sur leur cœur de métier, à l’heure où les DSI croulent sous le poids croissant du MCO sur le patrimoine applicatif existant (EPR, CRM…).
D’un point de vue utilisateurs, la bureautique cloud, à travers l’accessibilité des données et des applicatifs quel que soit le terminal, favorise le BYOD, en tant que levier de productivité, mais en tant que aussi de fidélisation pour l’entreprise.
Toutefois, la mise en œuvre d’une telle stratégie soulève quelques questions, à commencer par la sécurité et la localisation des données, principaux freins à une adoption généralisée.
Des solutions existent aujourd’hui à la fois pour isoler l’environnement personnel de l’environnement professionnel sur un même matériel (virtualisation du poste de travail), et pour administrer ces terminaux mobiles qui seront demain partie intégrante du poste de travail (solutions de Mobile Data Management).
En parallèle, les infrastructures réseau vont continuer à se développer (ex : 4G), réduisant les temps de latence réseau, et des leaders nationaux devraient émerger pour offrir des datacenters souverains, répondant aux inquiétudes des dirigeants sur la localisation des données, suite aux émois soulevés par l’affaire Prism. Ainsi, Microsoft vient d’annoncer mi-décembre 2013 un partenariat avec OVH pour inciter les entreprises françaises à franchir le pas vers le cloud en leur garantissant un hébergement chez un prestataire local.
La question n’est plus tant de savoir s’il faut y aller ou pas, mais quand et comment
Si une bureautique full cloud peut facilement être mise en place dans une petite structure ou sur une nouvelle activité, une migration one-shot est difficilement envisageable pour une entreprise de taille significative.
D’une part, n’oublions pas que dans le contexte professionnel, l’utilisateur passe en moyenne 75% de son temps sur ses applications bureautiques et internet et qu’un tel changement se prépare !
D’autre part, les fonctionnalités bureautique cloud, si elles ont gagné en maturité, ne couvrent pas à ce jour l’exhaustivité des besoins utilisateurs (ex : travail en mode déconnecté, macros Excel pour une Direction financière ou présentations powerpoint avancées pour une direction Marketing).
Pour autant, la majorité des utilisateurs n’utilisant qu’une infime partie des fonctionnalités de leur poste de travail (messagerie, Internet, rédaction de rapports, tableaux de bord et présentations standards), cela laisse un large choix pour constituer dès à présent une 1ère vague de migration vers le cloud et expérimenter en parallèle une approche BYOD.
Du fait de la transversalité du sujet, ce pilote devra associer étroitement de nombreux acteurs de l’entreprise (organisation, RH, juridique, achats). Il s’agit d’encadrer ces nouveaux usages (adaptation du règlement intérieur et de la charte informatique sur le BYOD notamment) afin de garantir la pérennité du SI (contractualisation avec le prestataire bureautique cloud précisant les modalités de réversibilité…), et du patrimoine de connaissance de l’entreprise (définition des processus cibles de gestion documentaire pour la capitalisation des documents bureautiques de référence stockés dans le cloud).
En parallèle, les DSI devront mener deux chantiers significatifs pour s’inscrire dans cette nouvelle tendance :
- l’adaptation de l’architecture du SI aux nouveaux paradigmes d’urbanisation et de développement associés (modèles des applications store),
- ainsi qu’une réflexion d’envergure sur la sécurité qui ne peut plus se limiter, en mode cloud, à une habilitation aux applications, mais doit se décliner au niveau des données.
Cela suppose de lancer dès à présent une classification des données par typologie, mettre en œuvre un cryptage à la source (solutions déjà disponibles dans Windows 7 et 8), et sensibiliser les utilisateurs à ces enjeux.
L’évolution vers un poste de travail Cloud et le développement du BYOD vont sensiblement faire évoluer le positionnement de la DSI au sein de l’entreprise, dans la mesure où les métiers pourraient être tentés par une contractualisation en direct avec les fournisseurs cloud pour leurs besoins futurs, sans passer par les DSI.
Pour faire face à ce risque de désintermédiation, les DSI doivent renforcer leur relation avec les métiers et asseoir leur apport de valeur, en tant que chef d’orchestre de la transformation digitale des entreprises.
Il s‘agit d’éclairer les métiers sur les opportunités offertes par les évolutions technologiques (big data, impression 3D, web social, sémantique…), mais aussi de les accompagner dans la mise en œuvre et le développement des usages.
