25 Novembre 2014

Avez-vous formalisé votre politique Achats ?

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La fonction Achats, autrefois administrative, intervenait en fin de processus pour exécuter l’action d’achat « passer des commandes ». Elle s’est petit à petit professionnalisée pour améliorer l’efficience et les marges de l’entreprise. Aujourd’hui, elle contribue directement à la stratégie de l’entreprise en étant un partenaire de l’ensemble des services. 

Le rôle de la fonction Achats s’est élargi pour à la fois gérer les relations Fournisseurs/Entreprises et accompagner les clients internes. 
La première action pour assumer ce rôle est de formaliser la politique Achats. Elle sera la feuille de route du Directeur Achats.

La participation des Achats à la déclinaison de la stratégie d’entreprise passe donc par la mise en œuvre d’une politique Achats. Elle doit permettre de :

  • Définir les objectifs achats opérationnels pour une période donnée
  • Optimiser les performances économiques
  • Améliorer le traitement des besoins des clients internes et finaux
  • Améliorer les relations avec les fournisseurs et renforcer la maîtrise des risques associés
  • Favoriser la mise en place d’achats innovants et responsables
  • Promouvoir les valeurs et la culture de l’Entreprise

Ces dernières années, des entreprises ou organismes publics ont établi une politique Achats pour répondre à la stratégie de leur entreprise. La formalisation leur permet d’afficher publiquement les axes de leur politique. Nous citerons 3 exemples : l’aéroport de Toulouse-Blagnac, la SNCF et Toulouse Métropole.
Un axe est commun à ces trois organisations, celui des « Achats Responsables » qui vient répondre à un objectif d’engagement RSE défini dans la stratégie d’entreprise. Concrètement cela peut se caractériser par les engagements suivants : 

  • Développer et favoriser les PME locales
  • Se fournir en produits économiquement responsables 
  • Employer une main d’œuvre répondant aux  exigences de la loi française (travail des enfants, clandestins, …)
  • Développer des outils favorisant l'insertion des personnes en difficulté
  • Produire un service plus respectueux de l’environnement…

La SNCF s’est également dotée d’un axe « Exigence Qualité » en réponse à une volonté du groupe d’améliorer la satisfaction client. Cet axe visera à renforcer la volonté d’amélioration de ses services mais aussi de sa sécurité.
Enfin, Toulouse Métropole et l’Aéroport de Blagnac attachent une importance particulière à la « performance économique des Achats » pour optimiser l’adéquation besoins / offres fournisseurs ou encore stimuler la concurrence. Cet axe doit venir sécuriser le volet rentabilité de la stratégie d’entreprise.

La formalisation d’une politique Achats est donc une étape incontournable pour toute entreprise avant la mise en œuvre de stratégie achats par segment (production et hors production)

formalisation politique achatsLa démarche de cette formalisation se décompose en quatre grandes étapes : 

1/ Appréhender la stratégie de l’Entreprise

  • Avoir une vision claire de la stratégie, des priorités et des objectifs de l’entreprise
  • Identifier les leviers Achats qui participent à la mise en œuvre de la stratégie

Cette étape est primordiale car l’ensemble des travaux à venir découleront de la compréhension de la stratégie de l’Entreprise par la Direction Achats.

2 / Elaborer la politique Achats

  • Définir les objectifs à atteindre pour chaque levier
  • Identifier et mesurer les impacts de la politique Achats cible par rapport aux pratiques actuelles. Il est très important de réaliser cette étape en amont de la déclinaison de la politique Achats car cela permet de préparer l’Entreprise en menant des actions de conduite du changement notamment (communication, formation…)
  • Formaliser et faire valider la politique Achats par la Direction Générale

3 / Décliner la politique Achats

  • Définir les stratégies par segment achats. Ces stratégies doivent être adaptées à l’écosystème des pays acheteurs et fournisseurs pour prendre en compte les spécificités
  • Mettre en place l’organisation cible : gouvernance, ressources, processus, outils
  • Communiquer sur la formalisation de la politique Achats, aussi bien en interne qu’en externe auprès des fournisseurs pour créer la relation de confiance

4 / Piloter la mise en œuvre pour s’assurer que la politique est appliquée et que les gains sont réels 

  • Suivre les actions stratégiques
  • Suivre les indicateurs de mesure des objectifs définis
  • Communiquer sur les résultats

Dès lors comment accompagner votre fonction Achats pour établir une politique en ligne avec votre stratégie ?

Une approche sur mesure doit être menée, pour adapter la stratégie au positionnement de votre fonction Achats. Parce que le rôle et la contribution de la fonction Achats se définissent selon le secteur d’activité et le contexte de l’entreprise, Exeis Conseil répond de façon personnalisée à vos problématiques. Nous vous proposons des analyses poussées sur vos pratiques et votre organisation, sur votre portefeuille fournisseurs, sur vos processus et procédures, sur vos outils ainsi que sur vos indicateurs, afin de vous accompagner dans l’atteinte de vos objectifs.

Notre intervention ne s’arrête pas à nos recommandations. Plus qu’une vision de la cible, nous vous proposons un accompagnement, qui peut s’articuler autour des thématiques suivantes :

  • Transformation de l’organisation, pour faire de votre fonction Achats une entité cohérente et intégrée au bon niveau dans l’entreprise
  • Gestion et évaluation vos fournisseurs (capacité, risques, etc.), pour maîtriser vos approvisionnements
  • Stratégie par segment, pour adapter la gestion des achats aux enjeux portés par différentes typologies d’achats
  • Gestion opérationnelle, pour améliorer vos pratiques et vos processus achats
  • Choix et déploiement d’outils, pour vous accompagner dans la mise en place de solutions achats innovantes et performantes (e-procurement, etc.)

L'équipe de rédaction : Benoit Barthet, Sandie Magnoac

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