31 Octobre 2014

« L’Obeya » ou la « Résistance des post-it® » à l’ère du numérique

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L’ « Obeya » késako ?

Un drôle de nom

Impossible de lever le mystère sur ce nom étrange sans s’intéresser au « Lean Management ». Cette méthode développée par Toyota vise à accroitre la performance de l’entreprise grâce à une nouvelle organisation du travail.
Trois mots d’ordre : éliminer le gaspillage, éviter la sur-sollicitation (équipes, équipements...) et réduire les irrégularités. 

Lean 3 mots d'ordreMais concrètement comment s’y prendre ? Toyota a expérimenté différents concepts qui sont aujourd’hui largement diffusés dans l’industrie ou les services. Parmi les plus connus nous trouvons la méthode 5S, le poka yoke, le SMED… Mais connaissez-vous les techniques de management visuel ?

Attention, roulement de tambour... Nous arrivons au moment fatidique du lever de rideau :
« Obeya » ou littéralement « grande salle » en japonais, est une salle de management visuel dédiée au pilotage de projets. Informations en temps réel, pratiques collaboratives, détection des problèmes, recherche de solutions et d’améliorations... les gains associés au management visuel ne manquent pas. Vous voulez-en savoir plus ?
Entrons dans la salle Obeya ! 

« Entrons dans la salle Obeya » : une progression logique et circulaire

Nous poussons la porte de l’Obeya. Notre salle a quatre murs (jusque-là rien d’étonnant) : chaque pan est dédié à une action de la roue de Deming (ou PDCA).
Ce concept repose sur la participation et l’implication de tous les collaborateurs de l’entreprise qui proposent des actions de Planification (Plan), Développement (Do), Contrôle (Check) et Ajustement (Act). En suivant ainsi la roue de Deming, ils tendent vers une meilleure performance.

La notion d’amélioration continue est donc le fil conducteur de l’Obeya. Grâce à ces multiples itérations, une logique de cercle vertueux est poursuivie. Suivez le guide !

Roue de Deming

  • « Sous nos yeux le premier mur « PLAN » matérialise grâce à de grands panneaux la stratégie du projet : plans stratégiques, prévisions financières et opérationnelles…on pose ici les objectifs à suivre et à garder en tête le long de la salle.
  • Tournons maintenant la tête vers le mur « DO » qui nous déroule le plan d’actions pour atteindre ces objectifs : un planning, un WBS (Work Breakdown Structure), un OBS (Organisational Breakdown Structure)…toutes les réponses au « qui fait quoi et quand ? » sont apportées ici.
  • Faites un quart de tour à droite pour prendre connaissance du poste de contrôle de la salle : le mur « CHECK ». Nous vérifions ici l’avancée des projets et notre avancement par rapport aux objectifs identifiés en tout début de salle. Prenons le temps de voir où en sont nos indicateurs et notre budget. Des alertes ou des risques se sont-ils déclarés ?
  • Dernier et non des moindres, le mur « ACT » nous permet de recenser l’ensemble des problèmes détectés et de proposer des solutions d’amélioration. Les actions correctives à mener sont priorisées et attribuées aux différents meneurs de projets. Nous poursuivons ainsi notre fameux cercle vertueux.

Avez-vous fait attention aux paperboards, stylos, tableaux blancs et aimants présents dans la salle ? Ce sont autant d’outils utiles à des sessions de créativité, d’échanges et de brainstorming d’équipes. 

Bien entendu notre visite virtuelle nous dépeint une Obeya type. Dans la pratique, la salle est adaptée à chaque entreprise en fonction de sa culture, de son secteur d’activité et de ses projets. 

L’Obeya pour créer la rupture et lancer une dynamique de changement

A l’ère du numérique et des présentations PowerPoint, se rassembler quotidiennement dans une salle pour y apposer des post-it peut sembler inconcevable. Que peut bien apporter une Obeya à l’entreprise du 21ème siècle ?

Un lieu initialement dédié au pilotage et à l’amélioration de la performance

Ne l’oublions pas, le concept a été créé dans un souci d’amélioration de la performance selon les principes du « Lean Management ». Son objectif est donc avant tout d’éradiquer les trois démons que sont le gaspillage, la sur-sollicitation et les irrégularités. Finies les réunions à rallonge, l’Obeya c’est l’action et l’anticipation !

La salle est le reflet des projets en temps réel : risques, mobilisation des ressources, indicateurs… tous les éléments nécessaires au pilotage sont réunis en un seul et même endroit. Les acteurs projet se coordonnent et ont de la visibilité sur les chantiers de chacun. Les problèmes, alertes et irrégularités sont décelés plus rapidement. L’identification des solutions et la prise de décision seront aussi réalisées sur place.

La mécanique de cercle vertueux permet de s’adapter constamment à l’environnement et de répondre aux besoins des clients internes comme externes. La stratégie peut être revue de manière itérative sur le mur « Plan » afin de repartir sur de bonnes bases et coller au plus près à la réalité du marché et de l’entreprise.

Proposer des modes de gouvernance alternatifs

Au-delà de la dimension pilotage, l’Obeya propose des alternatives aux modes de gouvernance couramment en place en entreprise. Elle casse les codes établis et nous propose une organisation et des pratiques de travail différentes. Elle nous invite à suivre de nouveaux commandements :

Fatigue collaborateursCOMMANDEMENT 1 : « Les longues réunions tu supprimeras ». Adieu les réunions hebdomadaires de reporting et bienvenue aux « stand-up meetings » tenus au sein de la salle et aux cycles courts de décision. 15 minutes sont suffisantes pour faire le point sur les actions terminées, les actions à mener et les obstacles qui se présentent.

Pratiques collaborativesCOMMANDEMENT 2 : « Les pratiques collaboratives tu adopteras ». Le bon fonctionnement et la mise à jour de la salle dépendent de la bonne volonté et de l’implication de tous les collaborateurs.

 

Créativité

COMMANDEMENT 3 : « La créativité tu privilégieras ». Plus de PowerPoint à rallonge ! Cela facilite les brainstormings pour trouver des solutions de manière efficace et innovante. Pas d’ordinateur pour prendre le compte rendu ? Une feuille de paperboard et un stylo suffiront pour résumer les idées.

COMMANDEMENT 4 : « La transparence tu permettras ». La salle est ouverte à tous les acteurs projet. C’est également un lieu d’échange et d’écoute qui doit permettre de mieux travailler ensemble. La salle est souvent associée au PMO (Project Management Office) d’un projet. Véritable matérialisation du référentiel projet et des avancements, la salle Obeya devient intrinsèquement le tableau de bord du PMO. 

Comment construire et pérenniser sa salle de management visuel ?

A vos marques, prêts… scotchez !

 

Construction salle ObeyaLa théorie nous présente une salle Obeya avec une liste d’outils de pilotage à utiliser. Dans la pratique, la construction présente un véritable enjeu car la salle doit être propre à l’entreprise, son secteur d’activité, ses valeurs et ses enjeux. La salle Obeya a été historiquement associée aux projets de développements dans l’industrie. Mais aujourd’hui nous voyons ces salles fleurir dans les entreprises des secteurs des services, de la banque ou de l’assurance. Une salle Obeya bien personnalisée en fonction du contexte permet de piloter tous les types de projets et demeure un outil très pertinent.
Elle est également à mettre en place lorsqu’un projet entraine un fort changement organisationnel ou structurel. En effet, la salle permet d’impliquer les personnels touchés par le changement, de leur donner de la visibilité et de créer de nouvelles habitudes. Elle sécurise l’adhésion en agissant comme un moyen de communication engageant. 

Ciseaux Obeya

Panneau draft-brouillonDémarrez donc la construction de votre salle ! Pas de complexe, votre salle de management visuel connaitra, comme pour toute réalisation, de nombreux ajustements avant d’être mature. Equipez-vous de brown paper et testez plusieurs outils. Cette salle est collaborative et avancera par tâtonnements successifs à la suite des remarques de l’ensemble des collaborateurs. Autorisez-vous à sortir du cadre et à proposer des visuels ou outils propres à votre entreprise. L’important est de trouver une logique de cercle vertueux qui serve votre performance.

Une fois la logique trouvée, vous pourrez vous lancer dans des versions plus esthétiques. Quelques mots d’ordres à suivre :

  • Dynamisme – Les supports seront amenés à évoluer de manière plus ou moins régulière. La salle doit permettre cette actualisation de données de manière efficiente.
  • Simplicité – Ne gardez que l’information nécessaire et supprimez tous les éléments qui portent à confusion.
  • Attrait – N’hésitez pas à mettre de la couleur, des formes… tout ce qui facilite la lecture des supports au premier coup d’œil (comme les illustrations de cet article en facilitation visuelle)

Pile de post-itUne fois ces conseils pris en compte, laissez cours à votre créativité ! Infinies sont les possibilités d’agencement et de supports. Si le Brown Paper et les post-it se révèlent des alliés indispensables lors de vos premières tentatives, vous pourrez envisager petit à petit d’autres solutions : grandes impressions, feuilles électromagnétiques effaçables, tableau d’affichage en liège, surfaces aimantées, écrans tactiles… 

A vous de jouer

Conclusion conseils pour Obeya

L'équipe de rédaction : Cécile Fauré, Mathieu Ollivier

 

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