Réussir un cadrage de projet
La réussite d’un projet dépend en grande partie de l’étape préalable et incontournable du cadrage. Seulement 16 % des projets informatiques par exemple respectent les budgets et délais prévus (source Chaos Report – Standish Group).
Nous vous proposons donc d’aborder pourquoi et comment réaliser un cadrage de projet, ainsi que ses bonnes pratiques.
Pourquoi le cadrage de projet ? Ses enjeux
Cette étape permet de valider la valeur ajoutée du projet, l’apport pour le client et pour son entreprise, les bénéfices attendus. La définition du besoin réel de l’entreprise est essentielle par rapport à sa stratégie, les réglementations, de nouvelles obligations légales.
Les décideurs pourront à cette étape choisir le bon ROI, en fonction de l’objectif recherché.
Le cadrage constitue également un enjeu majeur, dans la mesure où il sera déterminant dans le processus d’obtention des moyens nécessaires à la réalisation du projet : budget, ressources, délais…).
Les éléments à prendre en considération lors d’un cadrage
- Les enjeux et leurs échéances
- La valeur ajoutée du projet est-elle confirmée au regard des objectifs stratégiques de l’entreprise ?
- Recherche-t-on des gains de productivité, des gains commerciaux, le développement de nouveaux services…?
- Est-ce que le calendrier prévu est réaliste, doit-on avancer ou différer certains jalons en fonction de certains projets / événements de la vie de l’entreprise ?
- Mettre en avant également les risques à ne pas faire le projet permet aux interlocuteurs de mieux comprendre les enjeux et les alternatives possibles.
- Les éléments de contexte
- Y a-t-il des opportunités dans l’environnement de l’entreprise, ou des conditions ou contraintes extérieures (règlementation, repositionnement de la concurrence) pour appuyer et justifier la nécessité de lancer un projet ?
- Quelles seraient les projets en adhérences, les ressources critiques,…
- L’impact du projet sur les acteurs de l’entreprise et l’accompagnement au changement en conséquence
- Faire comprendre et faire adhérer au projet
Si besoin, des actions de sensibilisation pourront être organisées pour les parties prenantes afin d’appréhender le projet dans de bonnes conditions.
L’adhésion des collaborateurs sera plus forte en mode collaboratif dans la détermination de la cible, la déclinaison des besoins et la réalisation des changements à apporter.
Chacun pourra expliciter ses contraintes et ses attentes sur le cadrage puis sur le projet.
- Déterminer le niveau d’accompagnement à mettre en œuvre
Pour anticiper les résistances au changement, il est important de prendre en considération chaque population de l’entreprise qui pourrait être impactée par le projet. L’entreprise devra identifier les moteurs collectifs et individuels.
La communication en interne ne devra oublier aucun service et être régulière. La phase de cadrage devra donc identifier les besoins de formation et d’accompagnement, pour chaque type de population impactée, et une première estimation des moyens (budgétaires, logistiques…) à y consacrer.
Les éléments simplifiés de cadrage de projet
Les moyens du cadrage de projet
Le cadrage est un exercice difficile mais qu’on peut faire en s’amusant ! A titre d’exemple, des méthodes d’animation comme les product box permettent de se donner collectivement une première représentation de la vie au projet.
Cette technique amène les participants à créer leur « boîte » comme si elle était un paquet de céréales. Effet garanti !
Elles aident à partager concrètement et avec créativité la vision de chaque groupe formé.
Les facteurs clés de succès d’un bon cadrage
- Connaître le besoin réel du client
Recueillir, comprendre et formaliser les besoins du client est l’un des éléments essentiels d’une phase de cadrage. Il est parfois préférable de se faire accompagner. L’apport d’un regard extérieur aura l’avantage de remettre en question certaines positions ou principes, de présenter le besoin sous un nouvel angle, et de bénéficier des bonnes pratiques et de l’expertise métier.
Cette démarche permettra par exemple de mieux dimensionner des éléments de coût, de périmètre, de compétences requises, de délai de mise en œuvre… et de produire en fin de cadrage un plan projet cohérent, partagé, adapté « opérationnellement » aux enjeux et au contexte de l’entreprise
- Donner de la visibilité et maintenir une bonne dynamique
La communication régulière en interne sur l’avancement du cadrage, les prochaines échéances, les décisions à venir est également essentielle pour maintenir l’engagement des équipes.
Exeis Conseil a développé des compétences en cadrage de projets dans les domaines des services comme la banque et les assurances mais aussi l’industrie avec des méthodes d’animation adaptées.
Auteur : L'équipe Exeis Conseil