Télétravail en confinement (2/2) : Les 10 rituels de (télé)travail à mettre en place sans délai
Dans un 1er article, nous vous avions livré nos 6 astuces de consultant pour adapter son environnement de travail à la situation actuelle. Outre les aspects matériels, les méthodes et rituels de travail sont également revisités. Aujourd’hui, le télétravailleur l’est à temps plein, et ne côtoie que des personnes dans sa situation. C’est tout l’écosystème qui doit trouver un mode de fonctionnement efficient à distance. Comment animer efficacement une réunion à distance ? Comment garder le lien avec ses collègues ? Nous vous partageons 10 rituels testés et éprouvés.
L'animation des réunions dans ce contexte est un challenge essentiel à relever : 7 conseils pour des réunions à distance efficaces
Outre les quelques conseils matériels décrits dans le 1er article de notre saga, voici quelques pistes complémentaires à explorer :
- Respecter le b.a.-ba des bonnes pratiques à observer en temps normal : un ordre du jour, un timing, un animateur, un CR dans les 48 heures
- Disposer d’un support de réunion paginé pour faciliter le déroulé de la réunion, et toujours l’envoyer en avance de phase aux participants disposant de débit faible (le partage d’écran est un plus… quand il fonctionne)
- Limiter le nombre de participants. S’il s’agit d’une réunion d’information descendante, le nombre n’est pas nécessairement gênant, mais en cas de réunion interactive, une dizaine de personnes est un maximum.
- En tant qu’animateur, assurez-vous que chacun puisse effectivement prendre la parole et s’exprimer. Les plus réservés restent visibles en présentiel, beaucoup moins en visioconférence.
- Demander à ce que le micro soit coupé par défaut, et réactivé pour prendre la parole uniquement, afin de réduire les bruits parasites
- Ne pas faire commencer et/ou finir les réunions aux heures pile, afin de laisser souffler vos collègues entre 2 réunions qui s’enchaînent (il n’y a pas de changement de salle comme en présentiel)
- Pour des réunions longues (plus d’une heure), prévoir des temps de pause et mettre la vidéo pour pouvoir échanger sur des sujets informels de façon à retrouver de la convivialité.
L’absence du rituel café n’est pas une fatalité : 3 astuces pour garder le lien avec ses collègues
L’absence de contact entre collègues provoque une perte du lien social et de convivialité. Le confinement entraîne également l’absence marquée d’échanges informels pourtant si nombreux d’habitude, et ô combien riches en recueil et transmission d’informations, que ce soit à la machine à café ou à l’heure du déjeuner.
Pour y remédier, quelques astuces sont envisageables :
- Organiser des visios café matinales, de 10 à 15 minutes, en faisant tourner les collègues avec qui vous prenez rendez-vous. Vous permettez ainsi de maintenir le réseau qui fait la richesse informelle de l’entreprise et évite les effets silo du confinement.
- Mettre en place une salle de pause virtuelle dans laquelle tout un chacun peut venir se connecter à tout moment de la journée.
- Bien sûr, appeler vos collègues pour prendre des nouvelles et échanger de façon informelle.
Vers un fonctionnement hydride de présentiel et distanciel ?
Petit à petit, nous allons pouvoir reprendre le travail en présentiel, et en équipe même si le télétravail va demeurer la règle pour de nombreux salariés ces prochains mois. C'est l'occasion de faire le bilan sur la période écoulée en confinement : ce qui aura été positif et ce qui aura suscité des difficultés, afin de faire co-exister par la suite le meilleur des 2 mondes : un fonctionnement hydride de présentiel et distanciel.
