MAIF, de la mise en œuvre du travail à distance à la résilience de l’entreprise
La COVID-19 a pris tout le monde de court et particulièrement les entreprises qui ont dû s’adapter en urgence pour assurer leur continuité d’activité. 8 cadres sur 10 ont dû télétravailler au cours du premier mois de confinement de façon plus ou moins optimale.
La MAIF a mené un projet d’ampleur pour garantir la continuité d’activité et assurer à ses 7500 collaborateurs la possibilité de travailler à distance et assurer l’ensemble des services à ses sociétaires. EXEIS Conseil a eu la chance d’accompagner le groupe mutualiste à la mise en œuvre des déploiements dans un contexte inédit.
Le Poste de travail, une définition hybride qui évolue dans le temps
Un poste de travail selon la définition de l’Insee correspond à « un salarié dans un établissement ». D’un point de vue organisationnel, il s’agit du lieu dans lequel le salarié retrouve tous ses moyens pour exercer son activité (matériel, ordinateur, machine…etc). Au sens informatique, il s’agit de l’interface du poste qui permet d’accéder aux outils et aux logiciels de travail.
Au fil du temps le poste de travail a évolué en devenant à la fois mobile, immatériel, numérique. Ce qui compose le poste de travail a également évolué avec la technique et la technologie. Si on s’en tient aux dispositions matérielles, un agriculteur n’a pas le même poste de travail qu’un assureur ou un dentiste. Les outils utilisés et le lieu de pratique sont différents. L’un peut exercer son travail n’importe où ou presque (l’assureur), l’autre – l’agriculteur - doit l’exercer dans un endroit précis : dans son champ avec des outils déterminés. De fait, en fonction du contexte et du type de métier réalisé, le poste de travail peut varier et comporter différentes composantes.
Le « Nomadisme digital » et le télétravail ont commencé depuis quelques années à se développer au sein des professions de service. Avant la crise sanitaire de la COVID-19, le télétravail était déjà en place dans plusieurs entreprises dans le cadre d’accords internes. Privilégié pour de nombreuses raisons, il permet aux salariés de bénéficier de journées à domicile afin de travailler en autonomie et dans le calme là où les open spaces commençaient à fleurir. Réduire les temps de transport et ainsi gagner du temps dans sa journée est également l’un des avantages. De nombreux bénéfices ont été relevés avec notamment une meilleure productivité observée.
Un télétravail généralisé du jour au lendemain
Près de 40% des salariés soit 10 millions de personnes sont passées à temps plein en télétravail lors du premier confinement. Pour autant, la situation exceptionnelle que nous avons connue n’était pas représentative d’une situation de travail à domicile « habituelle » : garde d’enfant, cadre et outils pas toujours propices, petites surfaces, etc… Là où normalement, le télétravail s’inscrit dans un accord RH mutuel entre le salarié et l’entreprise, avec signature d’un avenant qui encadre ce statut.
Pour pouvoir garantir que toutes les conditions sont réunies, certaines entreprises ont mis en œuvre des mesures permettant de faciliter le travail à domicile et d’améliorer ces conditions de travail.
Le confinement est venu accélérer la transformation digitale et l’outillage des salariés afin de trouver le moyen d’assurer la continuité des activités tout en protégeant la santé de chacun. Les entreprises n’ont eu que quelques semaines pour engager une transformation digitale qui se serait produite en plusieurs mois voire années.
Cependant, avec une mise en œuvre aussi rapide, comment le télétravail a-t-il pu contribuer à la résilience de l’entreprise ?
La MAIF a opté pour le télétravail à grande échelle après le premier confinement. Le Plan de Continuité d’Activité démarré dès le mois de février a anticipé le travail à distance en mettant à disposition des conseillers et des salariés de la MAIF plus de 2000 PC portables. Ces PC portables, composés de PC hors garantie et de PC grand public trouvés sur le marché en urgence ont atteint rapidement leurs limites en termes de performance et de viabilité. Une solution a dû rapidement être trouvée afin d’assurer des outils de travail performants et adéquats à l’ensemble des salariés éligibles au travail à distance.
Alors que le télétravail était limité jusqu’ici par un quota de 20% décliné par les accords OSER signé en 2017, une réflexion est menée afin de normaliser le travail à distance imposé par la crise sanitaire.
En juillet 2020, la direction générale décide d’élargir les quotas de télétravail à l’ensemble des collaborateurs éligibles grâce au nouvel accord OSER. Cette décision démontre un tournant majeur dans la façon d’appréhender le travail dans l’entreprise et son organisation dans sa globalité. Le quota est alors supprimé. Cette décision inédite laisse présager d’une transformation profonde de l’organisation post-COVID-19. Alors que pendant le premier confinement les premiers PC portables distribués commencent à générer de nombreux incidents techniques, une réflexion est alors menée en parallèle au sein de la Direction des Systèmes d’Information (DSI) pour déployer à grande échelle des PC portables en urgence afin de pallier un second confinement. Ces PC portables ont pour objectif d’être pérennes et nominatifs, là où jusqu’ici les postes de travail fixes étaient non attribués aux salariés sauf cas particuliers (professions nomades et télétravailleurs).
Assurer la résilience de l’entreprise est donc passée par une transformation profonde du rapport au poste de travail. En effet, assurer la continuité d’activité tout en mettant le collaborateur au centre a été un enjeu essentiel de cette transition.
