Le cas du déploiement du poste de travail portable à la MAIF, ou comment assurer la résilience de l’entreprise en pleine crise sanitaire

Problématique client

Le projet initial visait à renouveler le poste de travail de la MAIF, et s’est transformé le temps de quelques mois en une opération inédite de déploiement de PC portables adaptés aux activités des collaborateurs. Etant initialement dotés de PC fixes non attribués, seuls les managers et les télétravailleurs historiques détenaient déjà des outils de travail nomades (PC portable, téléphone, écran à domicile, etc…). Il a donc fallu identifier et déployer l’ensemble des collaborateurs qui jusqu’ici étaient soit dotés d’un PC de prêt confié au début du premier confinement, soit étaient dans l’obligation de retourner sur site pour travailler. Ce déploiement a permis de réagir rapidement au cours du second confinement, ce qui a permis à quasiment l’ensemble des collaborateurs de travailler de chez eux.

Démarche EXEIS Conseil

Pour répondre à ces enjeux, 3 consultants ont été mobilisés à plein temps entre Juin et Octobre 2020 afin d’assurer le suivi et la mise en œuvre de ce déploiement au cœur du projet du nouveau poste de travail de la MAIF, déjà en cours. 
 

1. Développer et entretenir une relation de confiance entre la Direction des Systèmes d’Information (DSI) et les métiers opérationnels basée sur la capacité à les doter d’outils performants

Le passage au travail à domicile pour tous a nécessairement impacté l’organisation, à la fois des managers et des collaborateurs n’ayant pas l’habitude de travailler à distance. Ajouté à cela, l’anxiété générée par le contexte, et l’enjeu de continuité d’activité, la priorité s’est portée sur la possibilité de rendre opérationnels un maximum de collaborateurs en un temps le plus réduit possible. Un échange régulier entre les deux directions s’est alors instauré afin de suivre en toute transparence l’évolution des besoins côté métiers et des disponibilités en matériel côté DSI. La solution technique mise en place a également été testée auprès d’un échantillon d’utilisateurs afin de garantir sa viabilité à grande échelle.

2. Mettre en place un dispositif de déploiement efficace 

Les tensions sur le marché mondial ont nécessité de prioriser les déploiements en fonction des personnes éligibles immédiatement pour le travail à distance et qui n’étaient pas dotées à l’origine de PC portable. Des points réguliers ont permis d’impliquer les managers et fonctions support dans la priorisation des personnes éligibles pour ainsi répondre le plus rapidement possible aux enjeux d’activité.

Au fur et à mesure des livraisons, la DSI a été en capacité de communiquer aux métiers les stocks disponibles afin de déployer les postes en flux tendus. En retour, les fonctions support ont établi une priorisation des dotations en fonction des zones les plus touchées par la COVID-19 afin qu’elles soient équipées en priorité. Le fonctionnement en « mode agile » a pu démontrer la réactivité de l’organisation en situation de crise : mobilisation immédiate des acteurs, rituels d’animation permettant de trouver des solutions rapidement, outillage du suivi.

3. Accompagner les managers de site et les collaborateurs à la mise en œuvre de ce déploiement

Les managers jouent un rôle clé dans le dispositif de déploiement. Etant en contact direct avec les équipes, ils ont été au cœur de la crise à travers la déclinaison des décisions d’entreprise. Entre la gestion du chômage partiel, les arrêts et le travail à domicile, la gestion des sites a été extrêmement complexe. Il a donc été essentiel de les accompagner pour faciliter la transition vers le télétravail pour les personnes qui n’étaient pas dotées du matériel adéquat. Des réunions d’information régulières ont été réalisées avec l’ensemble des managers de site afin de leur présenter les moyens qui étaient mis à disposition et les modalités de déploiement des postes de travail. Des ressources en ligne et un support à distance ont été créés afin d’aider les salariés à se familiariser avec leurs nouveaux outils. Enfin, le prestataire chargé des livraisons de PC portables a mis à disposition des techniciens pour accompagner chaque utilisateur à la bonne prise en main de son poste.