Cut-over plan : 4 leviers pour animer votre bascule avec succès

Généralement sous la forme d’un diagramme de Gantt Excel ou MS Project, ce livrable clé peut susciter une dynamique vertueuse à l’approche de la bascule. Voici 4 leviers à activer pour animer votre plan de bascule, et sécuriser ainsi votre “go live” :

1. Initier le plan de bascule 3 à 6 mois avant le jour J

L’élaboration précoce du plan de bascule augmente considérablement les chances de réussite de la mise en œuvre. Cette anticipation favorise en outre :

• La coordination avec les Business Process Owners (BPO)

Ces derniers, interlocuteurs privilégiés des métiers, participent à la construction du plan de bascule en détaillant l’ensemble des tâches qui concernent leurs processus. Ils doivent connaître les principaux jalons de la bascule, c’est-à-dire les actions informatiques « libérant » certaines tâches et déclenchant ainsi des actions métiers. Il est très important d’expliquer au fil de l’eau ces jalons aux métiers (vision jalons à venir / jalons terminés) pour sensibiliser aux interactions entre chaque population.

• La mise en place de Key Performance Indicators (KPI)

Intégrés directement dans le cut-over plan, ces éléments factuels permettent au comité de pilotage de statuer en Go / No Go lors de la bascule vers le nouveau système. Anticiper cette définition d’indicateurs permet de prendre le temps de partager les critères de décision, pour se concentrer sur les résultats le moment venu.

• La réalisation de bascules à blanc (ou runs à blanc)

Ces répétitions permettent, entre autres, de valider les prérequis, les rôles lors de la bascule, le séquencement, les temps estimés des actions à réaliser, et d’identifier les impacts non perçus jusqu’alors. Cette mise-à-jour réaliste du plan de bascule peut alors servir de référence éprouvée lors du go-live.

2. Prendre en compte la réalité des métiers

En plus des contraintes techniques, les exigences des métiers (commandes, achats, production, expéditions, comptabilité, etc.) sont souvent déterminantes dans le choix de la date du go-live. Il est fréquent que les week-ends prolongés soient choisis, limitant ainsi au maximum l’interruption des opérations.

Mais les métiers ont également un rôle crucial à jouer dans la reprise des données vers le nouveau système. En effet, la stratégie de bascule définit bien en amont les données qui seront reprises par la bascule, et les données qui ne le seront pas. De nombreuses adaptations métier peuvent ainsi figurer dans le plan de bascule pour permettre à chaque métier de cadencer la reprise de ses données au fil du projet.

Exemples d’adaptations : Saisir les nouvelles commandes clients ayant une date antérieure au go-live directement dans le nouveau système. Ou encore, profiter du week-end de bascule pour interrompre temporairement la production et réaliser un inventaire physique des stocks.

3. Anticiper les risques, et préparer un potentiel retour en arrière

Afin de suivre les risques en temps réel, il est opportun d’évaluer et de noter la criticité des actions du plan de bascule. Des contrôles adaptés aux niveaux de criticité sont alors mis en place, et le comité de pilotage du go-live peut ainsi valider le passage au nouveau système en toute connaissance du rapport risques encourus à poursuivre VS motivations à démarrer.

Autre risque à considérer : le défaut de performances du nouveau système. Des tests de montée en charge sont donc à intégrer dans le plan de bascule. Ce type de test permet de mesurer la résistance de la solution face à l’augmentation drastique du nombre d’utilisateurs, et la sollicitation massive du système.

Enfin, il est essentiel que le plan de bascule intègre les deux scénarii pessimistes :

• Retour en arrière (roll-back) vers l’ancien système, en cas d’anomalie bloquante. C’est un « plan de bascule inverse » qu’il faut documenter.
• Démarrage en mode dégradé, en cas d’anomalie majeure (mais non bloquante). Le plan de bascule peut rediriger vers des procédures de contournement qui auront été préalablement documentées pour les activités jugées critiques.

4. Accompagner le changement en adoptant une posture client

De tels projets sont parfois vecteurs d’anxiété et de résistance au changement. La mise en place de cellules d’assistances métiers participe à la prise en main du nouveau système. À travers la formation, et la mise en place de systèmes de collectes d’anomalies, ces cellules sont des facteurs clés de succès des bascules.

Enfin, l’implication de différents types d’utilisateurs (positions hiérarchiques et fonctions variées) aux étapes clés du projet (recette, bascule à blanc, Go / No Go) assure une représentativité des métiers, favorise la cohésion dans l’entreprise, et redonne le « sens client métier » à des projets bien souvent portés par l’informatique.

En synthèse, les avantages d'un cut-over plan

En synthèse, un plan de bascule co-construit en amont permet aux intervenants des différents domaines de :

- Se projeter vers la cible en avance de phase ;

- Ordonnancer et répartir les actions à mener pendant le go-live ;

- Estimer en temps réel la viabilité du démarrage ;

- Initier toute mesure corrective pendant et après le démarrage.