L’environnement de travail : un élément essentiel de l’expérience collaborateur
Face aux mutations à la suite de la crise Covid, aux avancées technologiques et aux attentes grandissantes des salariés, la vision et la place de l’environnement de travail ont profondément changé, au point de devenir un des principaux leviers de l’expérience collaborateur et, plus largement, un élément central de la stratégie des entreprises.
Dans un concept de symétrie des attentions, il ne peut y avoir d’expérience client sans expérience collaborateur. Ainsi les entreprises, qui se concentraient auparavant principalement sur leurs clients, accordent désormais une importance égale au bien-être de leurs collaborateurs, en déployant les ressources nécessaires.
Comment les évolutions de l’environnement de travail, au niveau micro, peuvent-elles renforcer le bien-être des employés et, par extension, l’expérience collaborateur, au niveau macro ?
Comment définir l'environnement de travail ?
L’environnement de travail est l’addition de conditions matérielles, de services et de moyens mis à disposition des salariés pour la réalisation de leur travail. Il constitue un des éléments phare de l’expérience globale des collaborateurs.
L’environnement de travail au quotidien
En entreprise, l’environnement de travail se concrétise par la mise à disposition d’espaces de travail confortables et ergonomiques. D’une part, un mobilier adapté, une bonne luminosité, un niveau sonore raisonnable et une température contrôlée favorisent les bonnes conditions pour un travail efficace et un sentiment de bien-être. D’autre part, l’accès à des équipements et outils de travail performants facilite également la réalisation des tâches.
La présence de divers services, formations, développement des compétences, mentorat, soutien à la mobilité, de restauration ou de complémentaire santé, illustrent parfaitement le fait qu'un bon environnement de travail ne réside pas uniquement dans son aspect physique et tangible, mais inclut également toute une dimension servicielle. Les applications et outils numériques dédiés deviennent alors des leviers d’innovation, passerelles entre physique et service.
En ce qui concerne les conditions humaines, il en est de même : une culture d’entreprise positive et inclusive contribue à la motivation des salariés. En outre, un bon climat social et une ambiance agréable encouragent les relations interpersonnelles et la collaboration.
Il est important de noter que l’environnement de travail peut être le déclencheur du changement mais aussi en être tributaire. D’une part le changement de l’environnement de travail bouleverse les habitudes, de l’autre la modification des habitudes entraine l’adaptation de l’environnement de travail.
Cependant, malgré la solidité des approches existantes, les évolutions sociétales rapides nécessitent que les entreprises continuent à réévaluer et à adapter leur environnement de travail.
Comment évolue l’environnement de travail ?
Quelles sont les motivations derrière cette évolution ?
La combinaison de ces conditions dans l’environnement de travail entraîne naturellement des changements significatifs en raison de l’évolution de chacune de ces caractéristiques. Ainsi, on peut définir plusieurs facteurs de changement dominants :
- Facteurs technologiques : développement de nouvelles technologies, transformations numériques, émergence de l’IA, ….
- Facteurs économiques et sociaux : mondialisation et concurrence accrue entre les entreprises, démographie et population active de plus en plus diversifiée, évolutions des valeurs sociétales, influence de nouvelles cultures, recul de l’âge de départ à la retraite et augmentation du dynamisme des ssniors…
- Facteurs organisationnels et psychosociaux : augmentation de la QVCT (Qualité de Vie et Conditions de Travail), amélioration du climat de travail et de l’équilibre vie professionnelle/vie personnelle, amélioration de l’égalité et de l’équité…
- Facteurs cognitifs : ce facteur transversal révèle des évolutions cognitives qui ont donné lieu à l’apparition des « digital natives ». Cette population née entre 1980 et 2000, a un rapport particulier aux nouvelles technologies ; Forts de leurs compétences innées en informatique, ils ont grandi avec ces nouveaux outils et les utilisent de manière intuitive et intensive.
Ainsi, face à l’évolution de ces nouveaux outils et nouveaux besoins, les entreprises doivent se réinventer en matière d’environnement de travail afin de réduire leur turnover, rester attractives et améliorer leur compétitivité ; et intrinsèquement pour optimiser le bien-être et la productivité des salariés, éléments fondamentaux pour la pérennité et l'efficacité organisationnelle.
Quelles sont les tendances émergentes ?
On observe déjà plusieurs tendances émergentes, matérielles, servicielles, organisationnelles et psychosociales.
Voici une liste de transformations en pleine expansion :
- Augmentation de la flexibilité au travail
- Hybridation : alternance entre travail en présentiel et télétravail.
- Horaires flexibles : gestion autonome des heures de travail par les collaborateurs.
- Flex-office : libre choix de l’espace de travail en substitution des postes attitrés.
- Prévention des RPS : mise en place de prévention des risques psychosociaux, prise en considération des facteurs de stress et de tension liés à l’environnement de travail et aux interactions sociales.
- Hausse de la durabilité : utilisation de matériaux recyclés et augmentation de la pérennité des locaux.
- Mise en place du décloisonnement : aplatissement hiérarchique, élimination des barrières physiques et organisationnelles qui séparent les employés ; Création d’un espace de travail plus ouvert et collaboratif, capable de traiter la complexité des projets et sujets auxquels sont confrontés les entreprises.
- Personnalisation : personnalisation des équipements pour s’adapter à chacun (bureaux escamotables, chaises, température et luminosité réglables individuellement). Abandon du standard unique (ex. lumière individuelle plutôt qu’éclairage collectif).
- Espaces culturels et créatifs : Lieux ouverts générateurs de liens sociaux, création de communautés et développement de la communication transversale en faveur de l’intelligence collective.
- Technologies SMART : Bâtiments intelligents, automatisation de processus (RPA), détecteur de taux d’occupation, utilisation de la data pour les services (SMART Services et SMART Facilities), afin de faciliter le quotidien du collaborateur.
- Composante servicielle : ajout d’une interface entre le collaborateur et les services. Elle peut, par exemple, se matérialiser par une application pour la restauration d’entreprise, un accès au Knowledge Management, ou encore à des services annexes (MaaS , santé, réservation de salle, inscription à des événements…).
Quel lien avec l’expérience collaborateur ?
L’expérience collaborateur englobe tous les aspects de la vie professionnelle. Culture d’entreprise, reconnaissance, développement professionnel, relations avec la hiérarchie et les collaborateurs, … L’environnement de travail est justement une de ses composantes. Pour l’améliorer, l’utilisation d’outils de suivi est nécessaire.
La notion de baromètre social
Le baromètre social est un outil de mesure qui s’inscrit dans la stratégie des RH afin de fournir une vue d’ensemble objective de la santé sociale de l’entreprise et par extension du niveau de bien-être des collaborateurs. Sous la forme d’un questionnaire, il permet aux collaborateurs de faire le bilan de leur ressenti.
La démarche SLAC est également une des méthodologies d’évaluation, qui explore rigoureusement les éléments du bien-être au travail.
Elle s’appuie sur la combinaison de 4 axes majeurs :
- Sens : Alignement des valeurs personnelles avec les objectifs du travail.
- Lien : Qualité des relations et communication entre collaborateurs.
- Activité : Correspondance entre compétences et tâches, avec développement professionnel.
- Confort : Conditions optimales du lieu de travail.
L’Employee Expérience Journey Map
L'Employee Journey Map est un outil visuel utilisé par les entreprises pour représenter la trajectoire complète d'un collaborateur au sein de l'organisation. Il décrit chronologiquement les différentes étapes du parcours de l'employé, telles que la découverte de l'entreprise, l'intégration, la formation, le travail quotidien, la reconnaissance et le salaire, la mobilité, les pauses et le départ. À chaque étape, la Journey Map identifie les points de contact, les émotions, les besoins, les connaissances mobilisées et les opportunités, en les classant par ordre d'importance.
Cet outil permet aux entreprises de mieux comprendre et d'optimiser l'expérience des collaborateurs, en mettant en évidence les points forts et les points faibles du parcours.
Conclusion
L’environnement de travail est un des leviers majeurs de l’expérience collaborateur. Son évolution matérielle et servicielle permet aux entreprises de garantir et d’optimiser le bien-être et la productivité de leurs collaborateurs.
Grâce à différents outils de suivi, l’état des lieux de l’existant peut être établi et l’environnement de travail être ajusté en conséquence.
L’intervention des consultants d’EXEIS Conseil illustre l’importance d’une approche holistique et adaptative en combinant flexibilité et personnalisation afin de répondre efficacement aux besoins changeants des collaborateurs et des entreprises tout en renforçant leur compétitivité organisationnelle.