L’externalisation des activités middle et back office : quelles opportunités pour la gestion d’actifs ?

L’externalisation, une dynamique de fond du secteur qui tend à s’intensifier

 

 

L’externalisation des activités de middle et de back office est un marché déjà mature au niveau mondial

 

Une nouvelle tendance de redéfinition du périmètre des activités potentiellement externalisables se dessine au sein du secteur et pousse les acteurs à revoir leurs positionnements et leurs appétences quant au choix des fonctions à outsourcer.

 

A ce jour, les bénéfices et les écueils liés à l’externalisation des fonctions de back office, comme la comptabilité, la conservation de titres et l’administration des fonds de placements, sont pleinement maîtrisés et ces fonctions sont devenues de fait communément externalisées dans le secteur. Les fonctions du middle office comme le traitement des transactions et le reporting sont elles aussi des activités que les gestionnaires externalisent auprès de tiers tout en sachant que les bénéfices liés et les risques potentiels revêtent un caractère plus stratégique.

 

 

Un environnement favorable à l’externalisation

 

Les chiffres de L’AMF sur le rapport 2012 précisent qu’après une forte chute des marges opérationnelles des sociétés de gestion en 2008 (-24%), et une courte période de stabilisation, une baisse de 1% par an est constatée depuis 2010 pour atteindre 18% en moyenne sur l’année 2012. Cette compression de marge influence donc les revenus du secteur et pousse les gestionnaires à se concentrer sur leurs activités stratégiques et à étudier l’éventualité de trouver des partenaires industriels pour externaliser les fonctions connexes.

 

Le durcissement de la réglementation pour le secteur de la gestion d’actifs comme Bâle III a incité fortement les organisations à suivre de plus près leurs gestions des risques, leurs gouvernances et la capacité de leurs systèmes d’informations à s’adapter. Ces ajustements obligent en interne les entreprises à réaliser de lourds investissements technologiques sur leurs outils informatiques pour atteindre les  nouveaux standards requis par les autorités de contrôle. Cette contrainte forte sur les coûts renforce chez les gérants l’idée que le choix d’externaliser peut être une solution. En effet, elle permet de transformer une charge fixe d’investissement en charge variable chez un prestataire, qui serait plus efficace pour répondre  aux attentes réglementaires et ainsi permettre aux gestionnaires de se concentrer sur la gestion financière.

 

 

Les motivations d’externalisation ne sont pas uniquement la recherche de réduction des coûts

 

 

L’externalisation est aujourd’hui considérée comme une décision stratégique à long terme…

 

Si dans la majorité des industries, l’externalisation est souvent perçue comme un effort de  réduction des coûts, cette démarche est rarement considérée comme une décision stratégique à long terme visant à se focaliser sur son activité première.

 

Selon l’étude menée en 2014 conjointement par BNP Paribas Securities Services et YouGov sur l’externalisation des activités de back et middle office sur une cinquantaine d’acteurs représentatifs de la gestion d’actifs, il apparaît que le choix d’externalisation est principalement guidé par une décision stratégique de se reconcentrer sur son métier de base et non par la réduction des coûts.

 

 

 

 

…et une potentielle protection contre les risques de marché et les changements réglementaires

 

Le développement de l’externalisation sur des activités autres que les fonctions de back office comme la gestion du risque et la veille réglementaire démontre que l’externalisation a franchi un cap et que ce phénomène touche à des activités de plus en plus stratégiques de l’entreprise en se rapprochant du front office.

 

Ces dernières années ont démontré que le secteur de la gestion d’actifs est en constante évolution notamment avec le renforcement du cadre réglementaire (EMIR, OPCVM IV, V…) orienté vers la protection des investisseurs et la transparence vis-à-vis des clients. Le marché financier quant à lui a connu des mouvements importants et une volatilité accrue. Si l’objectif principal des sociétés de gestion reste l’externalisation pour se concentrer sur leur cœur de métier, il est suivi de près par l’envie de se protéger du marché et des changements réglementaires en transférant la responsabilité de la veille réglementaire aux prestataires qui deviennent garant de la capacité d’adaptation aux changements du marché.

 

 

Les Asset Managers ont aujourd’hui un réel intérêt à revoir la possibilité d’externaliser des fonctions de back et de middle office

 

 

L’externalisation pour gagner en agilité

 

L’externalisation fait aujourd’hui partie intégrante du paysage de la gestion d’actifs. Il existe en réalité peu de sociétés qui ne soient pas dépendantes à un degré plus ou moins fort  d’un prestataire de service opérant pour leur compte sur des activités proches du cœur de métier de la gestion. Comme cités précédemment, la baisse des marges, les évolutions réglementaires et le fort coût technologique sont des facteurs qui poussent les acteurs du secteur à revoir leurs positions et leurs relations avec les prestataires externes. Ils examinent de plus en plus la possibilité d’élargir le périmètre des fonctions externalisées, d’améliorer les contrats d’outsourcing existants voire la possibilité de réduire le nombre de prestataires en nouant une relation forte avec un partenaire multi-activités.

 

Si une barrière culturelle naturelle subsiste quant au recours à des prestataires de services qui engendrerait une potentielle perte de contrôle sur des activités proches de la gestion financière et donc stratégiques, la part des entreprises ayant une totale aversion au risque et préférant encore investir en interne sur la totalité des activités de la chaîne de valeur reste en réalité minoritaire. Les gestionnaires sont désormais convaincus que l’externalisation peut être source de valeur ajoutée et support au développement de leurs entreprises. L’agilité en termes de rapidité d’adaptation au marché, aux nouveaux produits et aux volumes traités peut permettre aux gestionnaires de se concentrer sur leur activité stratégique à forte valeur ajoutée qu’est la gestion financière.

 

 

Des prestataires qui évoluent pour attirer de nouveaux clients

 

Les prestataires ont commencé par externaliser les fonctions de back office en partie voire en totalité. L’externalisation des fonctions du middle office et les besoins quotidiens d’échanges et de relation avec le front office ont souvent mené les prestataires à reproduire le schéma organisationnel du client pour proposer un service sur mesure. Ces besoins de proximité dans la relation des services  de middle office et de front office engendraient des coûts souvent prohibitifs pour les sociétés de gestion et ne permettaient pas aux prestataires d’atteindre la même rentabilité que sur l’externalisation des activités de back office.

 

Les prestataires ont donc fortement investi dans des outils technologiques plus performants pour répondre au mieux aux exigences complexes des acteurs de la gestion d’actifs. Les gammes de services proposées ont elles aussi été révisées pour augmenter le périmètre d’intervention et ainsi proposer un partenariat industriel global permettant à leurs clients de fonctionner avec un interlocuteur unique sur leurs différentes activités. L’amélioration de la relation de communication entre les opérationnels du gestionnaire d’actifs et du prestataire de service à tous les niveaux hiérarchiques est aussi un aspect important qu’il faut continuer à creuser pour attirer de nouveaux clients.

 

 

Conclusion

 

Si aujourd’hui les motivations et les bénéfices potentiels de l’externalisation apparaissent comme attirants pour les gestionnaires d’actifs, il reste tout de même des risques à ne pas négliger : assurer la continuité opérationnelle et la qualité de service. Les grands projets de transformation ont démontré que dans certains cas, l’externalisation avait entraîné des surcharges non anticipées liées par exemple au besoin de créer une équipe de contrôle du mandat de délégation ou à la difficulté d’instaurer des relations permanentes entre la société et son prestataire. L’accompagnement organisationnel, opérationnel et humain ne doit pas être minimisé pour prévenir le risque de réputation quand on sait que la durée d’un projet oscille entre un et trois ans.

 

 

Auteurs : Alumnis EXEIS Conseil