FACTURATION ELECTRONIQUE : Quels sont les impacts de l’arrivée de la e-facture en 2024 et comment s’y préparer ?

Pourquoi lancer dès maintenant votre projet de transformation pour le passage à la e-facture 2024 ?

  

Le passage à la e-facture est un projet de transformation majeur pour plusieurs Directions métiers et supports au sein de votre organisation. Votre entreprise, quelle que soit sa taille, doit évoluer pour être en mesure de : 

 

• Emettre, transmettre et recevoir des factures au format attendu dans les transactions entre assujettis à la TVA (E-invoicing) 
• Transmettre à l’administration fiscale les factures des opérations commerciales non concernées par l’E-invoicing (E-reporting) 

 

Cette digitalisation des échanges de factures engendre un vrai changement en profondeur auquel une multitude d’acteurs vont prendre part : il est donc nécessaire de bien l’anticiper. 

 

 

Quels sont les impacts de la mise en place de réforme facturation électronique dans les entreprises ?

 

Sous l’impulsion de la contrainte règlementaire, cette réforme est aussi une opportunité pour l’entreprise de gagner en productivité, réduire ses risques, simplifier et moderniser ses processus comptables et financiers. A la condition cependant de se préparer sérieusement en transformant ses processus de bout-en-bout au-delà de la seule facture. 

 

Le diagnostic d’impact initial doit vous aider à comprendre les contours et les acteurs de la réforme. Il vous permettra de décrypter les points clés de la réglementation, d’identifier les impacts et les opportunités pour votre organisation.  

 

Quels impacts de la mise en place de la facturation électronique sur l’organisation de l’entreprise ?

  

Votre entreprise doit être conforme aux obligations de la réforme ce qui implique nécessairement l’adaptation de votre organisation et la revue des processus clients / fournisseurs. 

 

Une multitude d’acteurs sera affectée dans l’entreprise par la réforme : ADV, Achats, DAF, DSI... Il est nécessaire d’identifier les actions de chacun dans le nouveau processus, pour pouvoir ajuster les procédures métiers. La tendance sera à plus d’automatisation, plus d’interopérabilité entre les systèmes, plus de rapidité dans le traitement des factures… Il est indispensable d’étudier les impacts de ces changements. 

 

De plus, l’accompagnement doit être étendu à vos partenaires clients/fournisseurs pour fluidifier les échanges post-réforme : quelle plateforme utiliserez-vous, comment, quels changements à prévoir dans la relation client/fournisseur… 

  

Quels impacts de la mise en place de la réforme e-facture sur les processus ? 

  

Votre entreprise doit digitaliser et automatiser ses processus procure-to-pay (processus achat depuis la demande d’achat jusqu’au paiement) et order-to-cash (processus de vente depuis la commande jusqu’au paiement.  La réforme exige une refonte du cycle de vie des factures et des référentiels, tout en intégrant les contrôles adéquats, pour garantir des données de qualité, traçables, et conformes aux exigences réglementaires. 

 

Une partie des processus comptables et fiscaux gérés actuellement par l’entreprise, tel que l’archivage des données, la déclaration de TVA, les contrôles comptables sur les données de facturation, seront tout ou partis déportés vers des plateformes externes (OD, PDP ou PPF). Des questions autour de la sécurisation et l’accessibilité des données vont émerger. Ainsi que les contrôles à mettre en place pour s’assurer de la synchronisation entre les flux.  

  

Quels sont les impacts du projet de mise en place de la facturation électronique sur les outils ?

  

L’impact de la réforme de facturation électronique sur les outils de l’entreprise dépend de son degré de digitalisation actuel. 

 

Si l’entreprise n’a pas encore entamé sa « révolution » digitale, l’impact est forcément beaucoup plus important en termes de transition. Cette digitalisation des factures ex-nihilo est un véritable enjeu pour l’entreprise car elle implique une réorganisation totale des processus internes de traitement des factures. 

 

Elles devront investir dans de nouveaux outils compatibles avec la réforme, ainsi qu’accompagner au changement les utilisateurs dans l’appropriation des nouvelles procédures et outils associés.  

 

Pour les entreprises plus matures, l’impact est moindre mais il y a un enjeu d’interopérabilité entre les systèmes et de limiter l’impact sur les flux existants (en EDI par exemple). Elles doivent s’assurer de la conformité de leurs systèmes existants : qualité des référentiels et des données extraites, gestion du cycle de vie des factures et des rejets.  

Il faut également faire cohabiter plusieurs formats pour le B2C et l’international par exemple. 

 

  

Quel est l’impact fiscal de la facturation électronique ?

 

Un des objectifs principaux de l’Etat par la mise en place de cette réforme est de lutter contre la fraude fiscale.

 

Sur la plateforme PPF, toutes les transactions d’achats et de ventes seront transmises en temps réel, ce qui permettra à l’administration d’avoir une vision globale de l’activité des entreprises et des montants de TVA associés. 

 

Elles devront également maintenir une Piste d’Audit Fiable (PAF) qui favorisera le suivi des transactions, de la création du bon de commande jusqu’à la livraison de la prestation, par l’administration fiscale.  

 

A défaut, en cas de contrôle fiscal, votre entreprise s’expose à des sanctions (pénalités, rejet de la déductibilité de la TVA…). 

 

 

Quels sont les risques pour les entreprises qui n’auront pas mis en place la facturation électronique ?

  

La mise en place de la facturation électronique se fera en 3 temps : d’abord l’obligation d’émission pour les grandes entreprises au 1er juillet 2024, puis pour les ETI au 1er janvier 2025 et enfin pour les PME et TPE au 1er juillet 2026.  

 

Néanmoins, toutes doivent être prêtes à recevoir les factures dès le 1er juillet 2024.  

 

Les entreprises qui ne respectent pas la réforme à la date indiquée, prennent le risque de sanctions financières :  

 

• Le non-respect des obligations en matière d’e-invoicing est susceptible d’entrainer une amende de 15 € par facture, dans la limite de 15 000 € par an.  
• Les manquements en matière d’e-reporting sont sanctionnés d’une amende de 250 € par transmission, dans la limite de 15 000 € par an.  

 

Outre les amendes, le non-respect risque de dégrader les relations avec l’administration fiscale et d’entraîner une multiplication des contrôles fiscaux. Cela peut également engendrer des baisses de chiffres d’affaires en cas de rupture avec un partenaire client ou fournisseur pour cause de non-respect des formats réglementés. 

 

Comment préparer votre entreprise au passage de la réforme de la e-facture dès maintenant ?

 

Pour réaliser ces évolutions, votre organisation doit s’y préparer et se mettre en capacité : 

 

• D’identifier et d’anticiper les travaux SI à mener dans le cadre des échanges de flux actuels et futurs 
• De sensibiliser et mobiliser les parties prenantes à cette transformation significative (DG, DAF, DSI, ADV, Achats, Juridique…)  
• De s’assurer que les procédures comptables et fiscales actuelles permettent l’arrivée sereine de la e-facture et de les revoir dans le cas contraire 

 

Ces chantiers peuvent s’avérer lourds et conduire à une perte de maîtrise dans un contexte technique et règlementaire susceptible d’évoluer.  

 

Notamment, le choix de la plateforme de gestion des flux doit être réfléchi car plusieurs options sont possibles :  

 

• Directement avec le PPF 
• Ou avec un ou plusieurs PDP,  
• Ou un OD avec un PDP...  

 

Nous vous proposons chez Exeis une approche en 3 temps :  

 

1. La préparation de la mise en place de la réforme e-facture  

 

• Rappeler le contexte et les objectifs 
• Définir le périmètre d’intervention, les processus clés à analyser et le cadre d’intervention 
• Valider la méthode proposée et le planning  
• Collecter les documents et les données disponibles. 
• Organiser les entretiens, les ateliers à mener et les travaux à réaliser 

2. Diagnostic 360° de l’existant 

 

• Réaliser les entretiens et les ateliers à mener avec les différentes parties prenantes 
• Faire l’inventaire des cas d’usages avec une cartographie des flux entrants / sortants (avec la volumétrie de chaque flux) 
• Identifier les écarts avec la réforme, les pistes d’optimisation et les synergies envisageables entre les sociétés ou les processus en place 
• Vérifier la conformité fiscale et le traitement de TVA appliqué à chaque flux 
• S’assurer de la qualité et de la disponibilité de la donnée au sein des systèmes d’informations utilisés 
• Cartographier les processus cibles 

 

3. Elaboration de la cible 

 

• Identifier et analyser les scénarios de déploiements  
• Mesurer les écarts et opportunités par rapport à la réforme et aux attentes 
• Construire les propositions et préconisations d’organisation globales et détaillées par thématique et établir leurs macro-impacts 
• Comparer les propositions de scenario (priorisation, planning, ressource) 
• Synthétiser et faire valider les résultats de l’analyse (notamment PDP vs PPF) 
• Rédiger une proposition de mise en œuvre  

 

Cette démarche éprouvée doit permettre la mise en conformité de l’entreprise à la réforme, mais aussi atteindre tout ou partie des pistes d’optimisations qui auront été décelées lors de la phase de diagnostic. Quelques exemples ci-dessous :   

 

 

Conclusion

  

La réforme de la facturation électronique entraine de profonds changements dans les entreprises. Elle oblige à questionner et challenger les processus, les organisations et les systèmes. Néanmoins, cette transformation peut être abordée sereinement : 

 

• En anticipant la réforme. 
• En mesurant la marche à franchir et l’impact de cette réforme sur votre entreprise. 
• En mettant en place une démarche rigoureuse et personnalisée à votre entité.