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La mise en place de logiciel ERP dans l’enseignement supérieur

mai 2024 | Temps de lecture : min

La crise sanitaire de 2020 a mis en évidence la nécessité de trouver des solutions pérennes pour garantir la continuité d’activité des organisations. Néanmoins, dans le monde de l’enseignement supérieur, l’accélération du marché du numérique répond à des besoins stratégiques et opérationnels plus larges. Dans ce contexte, de plus en plus d’établissements mettent en place des solutions informatiques tel que les ERP au sein de leur organisation.

 

Souvent modulaire, un ERP est un logiciel permettant de gérer un ensemble très large de processus métiers, de fluidifier la communication entre les services, mais aussi d’optimiser les tâches administratives grâce à l’automatisation, de centraliser les données et d’aider à la prise de décision.

 

Dans cet article, nous étudierons les enjeux ainsi que les 5 principaux défis qu’implique le déploiement d’un ERP dans le secteur de l’enseignement supérieur.

La mise en place de logiciel ERP dans l’enseignement supérieur-accompagnement-EXEIS Conseil

 

Quels enjeux pour les acteurs de l'enseignement ? 

 

Dans le monde de l’enseignement, un ERP doit prendre en compte des règles académiques en s’adaptant aux nouvelles réglementations dictées par le gouvernement ou l’université de convention s’il s’agit d’un établissement privé. L’outil doit aussi faciliter les évolutions futures de l’offre de formation et le partage d’informations avec des organismes d’état tel que les CROUS et les plateformes Mon Master et Parcoursup ainsi que le partage des données SISE.

 

Ces règles doivent cohabiter avec des besoins pédagogiques par lesquels l’outil doit rationaliser les échanges internes afin d’accéder plus rapidement à l’information et délivrer la meilleure expérience possible aux utilisateurs via des portails étudiants et enseignants.

 

Un établissement doit répondre aux enjeux administratifs via un outil permettant de faciliter le recrutement des meilleurs étudiants mais aussi par une gestion efficiente des ressources humaines et un suivi financier adéquat.

 

 

Défi 1️⃣ : appréhender la diversité des parties prenantes 

 

Comme dans tout projet de transformation, il est essentiel de porter attention aux parties prenantes. Le milieu de l’enseignement en possède un large panel aux caractéristiques variées.

 

Les principaux utilisateurs

 

  • Les étudiants candidats puis inscrits sont en centre l’attention de l’établissement. Via un portail dédié, les étudiants peuvent consulter leur agenda, leurs enseignements, leurs notes ainsi qu’échanger avec l’administration. La diversité de leur profil et parcours doit être pris en compte.
    • Etudiants étrangers ou à l’étranger (Campus France, Erasmus, etc.)
    • Etudiants en validation des acquis (VAE)
    • Etudiants avec aménagements particuliers
    • Etudiants en formation courte ou continue
    • Etudiants ajournés et autorisés à continuer (AJAC), redoublants
    • Etc.

 

  • Les intervenants : via un portail dédié et en fonction des missions qui leur sont demandées, les intervenants peuvent consulter ou saisir leur agenda, les notes, les absences, etc.
    • Enseignants vacataires (intervenant extérieur)
    • Enseignants permanents.
    • Surveillants
    • Chargés d’enseignements

 

  • Le personnel administratif et technique (PAT). Cette population aux profils variés se répartit l’utilisation de l’ensemble des modules de l’ERP et est généralement la plus impactée par la mise en place d’un nouvel ERP.
    • Gestionnaires d'admission, de décanat, de formation, les planificateurs et les membres de jury.
    • Service financier
    • Service Ressources humaines
    • Service de la vie académique
    • Etc.

 

Les entités décisionnelles

 

Dans le monde de l’enseignement, chaque décision est prise par une combinaison de divers organes selon la nature de la décision en question et la structure de la gouvernance. Dans une université privée par exemple, on peut retrouver :

  • Le conseil administratif du ou des campus, il est l'organe suprême de gouvernance dans de nombreuses universités,
  • Le rectorat dont le recteur est souvent le responsable exécutif de l'université,
  • Le conseil académique qui joue un rôle indispensable dans les programmes d'études, les critères d'admission et les normes académiques,
  • Les syndicats étudiants,
  • Les associations du personnel,
  • Les universités de convention qui garantissent la reconnaissance des diplômes par l’état.

 

Notre préconisation 👉 Placer les utilisateurs de l’ERP au centre du projet et s’assurer que les bonnes entités décisionnelles soient consultées lors des arbitrages.

 

 

Défi 2️⃣ : gérer la complexité organisationnelle 

 

Dans le cas d’un groupement universitaire possédant plusieurs établissements et/ou campus, la diversité des organisations représente un réel défi à la mise en place d’une solution numérique. Chaque entité possède une organisation qui, façonnée avec les années, lui est propre.

 

Les établissements d'enseignement ont aussi des processus métiers variés et très complexes. Dans ce secteur, adapter un système informatique à son organisation nécessite une personnalisation de l’outil plus approfondie et prive, par conséquent, de l’avantage d’une solution clé en main.

 

De part cette nature, les phases de définition des processus métiers et d’harmonisation seront fortement ralenties par les nombreux allers-retours entre les métiers, les entités décisionnelles et l’éditeur.

 

Notre préconisation 👉  Il ne faut pas sous-estimer la phase de cadrage en amont du projet ERP qui est un prérequis indispensable afin de définir et harmoniser l’ensemble des processus métiers. L’architecture de l’outil devra aussi permettre de prendre en compte la diversité des structures organisationnelles ainsi que l’accueil de nouveaux sites ou nouvelles structures.

 

 

Défi 3️⃣ : choisir une solution adaptée et son éditeur

 

La multiplication des Edtech (Educational Technology) ces dernières années, ces entreprises spécialisées dans les technologies pour l’éducation, complexifie le choix de la solution la plus adaptée aux besoins des établissements. Certains éditeurs proposent des solutions très intégrées, aux modules variés, tandis que d’autres privilégient des solutions plus orientées sur des fonctionnalités spécifiques.

 

Pour les Edtech, recruter et retenir des talents qualifiés dans les domaines de la technologie, de l'éducation et du design est essentiel. Dans ce secteur de niche, ce sont généralement de petites entreprises spécialisées qui doivent gérer des problématiques de disponibilité des ressources en raison d’une concurrence forte pour ces profils.

 

Notre préconisation 👉 Bien définir le périmètre du besoin pour faciliter le choix de l’outil. Prendre en compte le risque de l’indisponibilité des ressources de développement pour ne pas impacter les phases de déploiement.

 

 

Défi 4️⃣ :  s'adapter à un planning de déploiement contraint

 

Le planning de déploiement de l’ERP est rythmé par un calendrier annuel et cyclique. Tous les domaines métiers, traduits fonctionnellement en modules, ne sont pas pratiqués en simultané, ce qui impose d’étaler leur déploiement sur une année académique.

 

Ci-dessous, un exemple du calendrier opérationnel d’un établissement avec les périodes d’utilisation des principaux modules de l’ERP autour des 3 périmètres fonctionnels : Administratif, Académique et Pédagogique.

 

 

Exemple Calendrier opérationnel-EXEIS Conseil

 

 

1. La Candidature et l’Inscription des nouveaux étudiants

2. L’Offre de formation regroupant les cursus avec l’ensemble des enseignements et examens permettant l’obtention d’un diplôme

3. La Planification Pour la construction et la consultation des emplois du temps

4. La gestion des Ressources Humaines

5. La Finance permettant le règlement de l’ensemble des frais des étudiants

6. Le Suivi pédagogique regroupant la gestion des options, l’assiduité, la saisie des notes ainsi que la gestion des périodes en entreprises

7. Les Résultats permettant de calculer et générer l’ensemble des documents et données nécessaires aux jurys ainsi qu’à la diplomation.

 

Notre préconisation 👉 Faire correspondre le calendrier de déploiement avec le calendrier opérationnel de l’établissement et anticiper les déploiements. Il est aussi important de réaliser un pilote par module en prenant en compte sa périodicité d’utilisation.

 

 

Défi 5️⃣ : développer la culture projet 

 

A la différence du monde de l’entreprise, les établissements d’enseignements sont souvent moins familiers avec les transformations numériques. Ces établissements ont des métiers dont la culture projet informatique est généralement peu développée. Le choix d’une méthodologie adaptée, son exécution, le dimensionnement et la disponibilité des ressources internes sont tant de paramètres qu’un établissement n'est pas forcément en capacité de délivrer.

 

Notre préconisation 👉 Sensibiliser la direction sur la méthodologie à adopter et ce qu’elle implique en termes de ressources et de compétences. Identifier les acteurs projets avec une réelle appétence outil.

 

 

Conclusion 

 

La transformation numérique est désormais un incontournable dans la stratégie des établissements d’enseignement supérieur. Les spécificités de ce secteur impliquent de répondre à plusieurs défis organisationnels lors de la réalisation et du déploiement de l’ERP.

 

Voici un résumé de nos préconisations :

 

🔹 Placer les utilisateurs au centre du projet


🔹 Lors d’arbitrages, consulter les bonnes entités décisionnelles


🔹 Soigner la phase de cadrage


🔹 Être attentif à mettre en place une architecture permettant la flexibilité organisationnelle dans l’outil


🔹 Prendre en compte les risques liés à la disponibilité des ressources de développement


🔹 Être en phase avec le calendrier opérationnel


🔹 Réaliser des pilotes de déploiement en prenant en compte la périodicité académique


🔹 Sensibiliser la direction sur la méthodologie projet et les ressources nécessaires


🔹 Identifier des acteurs projets ayant une réelle appétence outil

À propos des auteurs
Benjamin HAENTJENS-Consultant-EXEIS Conseil
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Mehdi MONSAINGEON-Consultant-EXEIS Conseil
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