La digitalisation des Ressources Humaines : menace ou vecteur de sens au travail ? Retour sur la table ronde d’EXEIS Conseil lors de la Nantes Digital Week 2020

Les enjeux de la digitalisation des Ressources Humaines

La crise sanitaire et le confinement ont mis en lumière le véritable challenge pour les entreprises de définir de nouveaux modes de travail permettant notamment un maintien de la productivité à distance. Le digital a démontré être un outil puissant qui peut apporter productivité, revalorisation du travail et un meilleur suivi de l’activité à condition qu’il soit bien appréhendé. L’accompagnement des collaborateurs vers la digitalisation est ainsi un véritable challenge pour les entreprises.

Pour la MAIF, le pivot vers la digitalisation s’ancre dans l’expérience utilisateur.

Ainsi l’ambition de la MAIF est de proposer une expérience exceptionnelle omnicanale aussi bien pour ses clients externes (sociétaires) que pour ses clients internes, c’est-à-dire ses collaborateurs. Cette expérience exceptionnelle est au centre de la stratégie de la Direction des Richesses Humaines qui, par la digitalisation des « échanges transactionnels », renforce sa performance auprès des collaborateurs. En effet, en donnant les moyens au collaborateur de mener ses démarches administratives internes en autonomie, les gestionnaires RH peuvent consacrer leur temps à des tâches à forte valeur ajoutée comme l’accompagnement des collaborateurs dans leur mobilité ou leur évolution de carrière.

A l’ADAPEI, la digitalisation est un moyen permettant de dégager du temps…

…pour l’investir dans de nouveaux domaines d’intervention au profit de la relation avec le salarié. La digitalisation entre également dans une démarche RSE de dématérialisation vers du zéro papier. Au sein de l’Adapei, le projet de digitalisation a commencé en janvier 2019 avec la digitalisation du bulletin de paie. Puis le Template salarié a été mis en place : une interface entre le salarié et l’entreprise, au service du salarié. Enfin, le processus d’onboarding a été revu : le contrat de travail est dématérialisé, la signature électronique est utilisée, et les demandes d’absence se font également par l’outil digital. Une attention toute particulière est portée à la bonne communication des enjeux de la digitalisation afin de ne pas déshumaniser la relation avec les salariés.

Pour Vorwerk, la digitalisation est un levier pour la recherche continue d’amélioration et de modernisation des processus.  

Ainsi, la digitalisation n’est pas un axe de la stratégie RH mais un levier, utilisé dans la recherche continue d’amélioration et de modernisation des processus. La problématique de l’entreprise est alors de simplifier la vie des collaborateurs et des Ressources Humaines. Il est important d’y aller pas à pas et de bien embarquer les utilisateurs. L’entreprise veille à ce que cette modernisation des RH n’entrave pas la convivialité, la relation humaine, et de manière plus large, son ADN.

Pour Talentsoft, la digitalisation répond à 3 types de besoins : stratégiques, organisationnels et opérationnels.

Ainsi, Talensoft observe auprès de ses clients que la digitalisation peut répondre à des besoins identifiés sur 3 niveaux : stratégique, organisationnel et opérationnel. Talentsoft cherche à aligner la stratégie de ses clients avec des actions de formations, du recrutement et inversement, de permettre aux opérationnels d’être acteurs de ces changements et challenges. Le collaborateur a une place centrale dans la vision de Talentsoft. Il est nécessaire de mettre en cohérence ses besoins avec ceux de son entreprise pour qu’il puisse s’épanouir, et qu’il se sente engagé dans sa mission.

Le collaborateur : centre et pivot de la digitalisation des Ressources Humaines

Plus qu’un simple outil, le numérique au sein des fonctions RH pose sur le travail de nouvelles valeurs symboliques et sociales. En permettant d’abolir une grande partie des tâches répétitives, chronophages et à faible valeur ajoutée, il est un élément de motivation fort auprès des salariés. Il leur donne accès à de nouvelles missions valorisantes, donnant du sens à leur travail et fondées sur le contact humain. Afin d’implémenter une digitalisation des RH avec succès, il est important de mettre en cohérence les besoins de l’entreprise avec ceux des employés. L’expérience du digital doit être partagée entre toutes les parties prenantes : clients, employés, gestionnaire RH, etc.

Projet de digitalisation : quel retour sur investissement pour l’entreprise ?

Un projet de digitalisation peut sembler être un lourd effort ayant un faible retour sur investissement. Cependant, en plus de favoriser un engagement fort de la part des collaborateurs, il apporte à l’entreprise des avantages indéniables à plus ou moins long terme.

1. En premier lieu, la digitalisation des Ressources Humaines améliore la performance : plus de suivi, plus de rapidité, une automatisation des tâches à faible valeur ajoutée, et la possibilité d’identifier et de supprimer d’éventuels goulots d’étranglement sur des opérations automatisables.
2. Ensuite, la digitalisation garantit la centralisation et la disponibilité des données RH. De plus, l’outil facilite une connaissance fine de la masse salariale. Cette proximité avec les employés peut permettre par exemple à une entreprise d’identifier les profils les plus adaptés pour travailler sur un projet précis.
3. Enfin, la digitalisation des RH améliore l’image d’une entreprise en fluidifiant tous les processus RH. Un onboarding fluide renvoie par exemple l’image d’une entreprise dynamique et mobilisatrice et renforce ainsi la marque employeur.

La digitalisation des Ressources Humaines : quels points d’attention ?

Il va sans dire qu’un projet de digitalisation des fonctions RH comporte des écueils à éviter.

1. En premier lieu, le digital n’est pas une fin en soi. Il est un outil qui sert à la mise en place de la stratégie globale de l’entreprise : il répond à un besoin précis, et identifié. L’objectif n’est donc pas d’être équipé du digital, mais bien de devenir une entreprise plus compétitive, plus à l’écoute des employés ou des clients, plus réactive… Le premier facteur de réussite d’un projet de digitalisation des RH est de donner un sens à ce projet,
2. Le deuxième grand danger de la digitalisation des RH est la déshumanisation des relations sociales. Il est indispensable de conserver des rapports humains, et un excès de digital peut être une barrière à cet échange. Certes, l’outil digital a un impact sur la fonction des RH, mais il doit nécessairement être au service d’une relation augmentée.
3. Pour finir, ces technologies encore nouvelles font évoluer radicalement les métiers, et ont une influence sur l’entreprise et sa culture. Plutôt qu’un changement brutal qui mettrait en péril la stabilité de l’organisation et le bien-être des salariés, il est préférable d’accompagner pas à pas les collaborateurs, et d’embarquer les équipes vers une cible commune. En ce sens, il est recommandé de faire appel à un accompagnateur qui, fort de son expérience, saura vous conseiller dans votre projet de digitalisation des ressources humaines.

Comment réussir son projet de digitalisation RH ?

Deux éléments clés permettent la réussite de son projet :

1. Accompagner le changement. Cette conduite du changement ne se limite pas juste à de la formation et de la communication. Il s’agit d’embarquer les collaborateurs dans le projet en tant qu’acteur ainsi que d’inscrire le projet dans une stratégie globale.
2. Faire simple et rapide. L’agilité et le « test and learn » permettent d’obtenir des résultats rapides et constituent ainsi un élément fort de motivation pour tous.

EXEIS Conseil remercie les intervenants présents le jour J :

• Nadia REMERAND TURGNE, Responsable de la communauté des facilitateurs à la Direction des Richesses Humaines de la MAIF
• Alexandra BERNAUDEAU, Facilitatrice à la Direction des Richesses Humaines de la MAIF
• Xavier DONDEY, DRH de l’ADAPEI 44
• Pierre DE CHAMPSAVIN, Responsable Marketing produit chez Talentsoft
• Céline MARCHAND, Responsable RH Vorwerk France
• Lucas CLEMOT, Responsable Carrière et Recrutements Vorwerk France
• Solena BUSSON-MARS, Présidente de l’ANDRH de Loire-Atlantique

Merci également à l’équipe organisatrice et à tous les participants sur place ou connectés à distance. Nous vous donnons rendez-vous l’année prochaine pour la prochaine édition de la Nantes Digital Week.