Comment EXEIS Conseil accompagne ses clients dans l'amélioration de leur environnement de travail

Mission 1 : Politique de Services aux Collaborateurs 

 

EXEIS Conseil a eu l’opportunité d’accompagner une mutuelle dans le cadrage et le déploiement d’une Politique de Services aux Collaborateurs (PSC). Positionné au cœur de son plan stratégique, ce projet vise à développer l’excellence relationnelle en plaçant le collaborateur au centre des préoccupations.

 

Articulé autour de 3 enjeux majeurs, ce projet a pour ambition de :

• Proposer une offre de services afin de répondre aux besoins des collaborateurs dans leur environnement de travail.
• Mettre en place un point d’entrée unique multicanal pour permettre aux collaborateurs d’accéder à l’ensemble de l’offre de services, de déclarer les incidents et de notifier les besoins complémentaires.
• Développer et promouvoir la digitalisation et les innovations de l’offre de service.

 

Afin de faciliter leur quotidien au sein de leur environnement de travail tout en valorisant le travail sur site, la politique s’est alignée sur le parcours du collaborateur en identifiant 8 « moments clés » vécus au sein de l’entreprise :

1. Être accueilli 
2. Recevoir de l’assistance et déclarer un incident
3. Avoir accès à l’information
4. Disposer d’équipements et services adaptés pour réaliser ses missions et collaborer efficacement
5. Se déplacer
6. Se restaurer
7. Organiser des évènements
8. Faciliter sa vie personnelle au quotidien et favoriser les moments de détente

 

Sur cette base, un catalogue de services et des promesses d’entreprise ont été élaborés. La phase de cadrage a nécessité la réalisation d’un état des lieux de l’existant afin d’évaluer la marche à franchir pour atteindre les objectifs fixés.

 

La phase de mise en œuvre, actuellement en cours, consiste à adapter ces services aux différents sites de l’entreprise. Pour cet acteur, l’enjeu est de réussir à décliner ces services de façon homogène, en tenant compte des disparités immobilières entre les différents campus, projets immobiliers et sites existants. 
 
 

Durant ce projet, les missions principales des consultants d’EXEIS Conseil ont été les suivantes :

 

• Animer des ateliers d’écoute collaborateurs
• Collecter, structurer et consolider un état des lieux de l’existant 
• Elaborer un plan d’amélioration continue suite à l’analyse de l’existant
• Formaliser les livrables liés à la PSC (comptes rendus, points d’avancement, ateliers, …)
• Assurer la coordination sur les différents périmètres avec l’écosystème des parties prenantes et des différents comités adéquats

 

Mission 2 : Schéma Directeur Immobilier 

 

EXEIS Conseil a également eu l’occasion d’intervenir dans l’élaboration et le déploiement d’un Schéma Directeur Immobilier (SDI) pour une entreprise du secteur de l’assurance. Avec un campus comprenant 30 bâtiments répartis sur 400 hectares et accueillant environ 3.800 collaborateurs, les objectifs ont été les suivants : 

• Moderniser et offrir un environnement de travail qualitatif pour tous
• Centraliser les directions auparavant dispersées dans plusieurs bâtiments
• Donner une identité propre au campus en le transformant en un véritable lieu de vie 

 

Pour répondre à ces 3 objectifs, le SDI s’est décliné en plusieurs volets :

• Volet Bâti : Poursuivre la mise à niveau du patrimoine et optimiser le foncier et le bâti à des coûts maitrisés (libérer, construire, restructurer)
• Volet Aménagement : Rassembler les directions et homogénéiser l’environnement de travail avec une mise à niveau des aménagements accompagnée d’une approche dynamique de l’environnement.
• Volet Urbain : Valoriser l’environnement de l’entreprise, renforcer l’écosystème du campus, renforcer les mobilités douces, faciliter et sécuriser les cheminements, créer des espaces de pauses et de rencontres et développer l’usage des espaces extérieurs.
• Volet Digital : Mettre à disposition des outils digitaux afin de contribuer à une expérience collaborateur globale et améliorer la performance opérationnelle 
• Volet Animation Campus : Favoriser l’engagement et le sentiment d’appartenance au sein du campus par le biais d’une programmation dynamique d’animations et de communications régulières de l’actualité du campus.

 
Afin de réaliser ce projet avec succès, la consultante d’Exeis Conseil avait comme principales missions :

• Assurer un support auprès de la coordinatrice de projet dans le suivi du déploiement du SDI.
• Faciliter la coordination entre le déploiement du SDI et la PSC.
• Planifier, assister, animer les réunions et produire des comptes rendus aux associés.
• Préparer les supports de présentation du SDI destinés aux différentes instances (comité de pilotage, comité de direction, comité social et économique, comité des représentants du personnel, …).
• Préparer les supports liés aux projets immobiliers, urbains, digitaux et à l’animation campus (réunions de lancement, points d’avancement, ateliers, …)