Comment EXEIS Conseil a accompagné les changements humains liés à la mécanisation des entrepôts U Logistique ?

Problématique client

U Logistique, l’entité logistique de Système U, regroupe 5 700 collaborateurs et fédère 27 entrepôts en France, au service de 1615 magasins. L’ambition de l’entreprise pour les années à venir est de devenir la référence logistique dans le secteur de la grande distribution. Pour atteindre ses objectifs, U Logistique mène depuis 6 ans une politique de mécanisation raisonnée, qui entend faire évoluer les entrepôts actuels tout en plaçant les collaborateurs et le sens au travail au cœur de chaque projet de transformation.

EXEIS Conseil a été sollicité dans le cadre du projet de mécanisation des entrepôts à température dirigée, dont le premier site a été équipé en 2019. Cette mécanisation se traduit notamment par l’installation d’un trieur traitant les produits frais en flux tendus, soit environ 65% des volumes d’un entrepôt à température dirigée. Les enjeux et les changements occasionnés par l’arrivée de ce trieur sont donc particulièrement forts. En voici la cartographie : 
 

Dans ce contexte, EXEIS Conseil a piloté la co-construction, avec les premiers entrepôts mécanisés, d’une démarche d’accompagnement globale qui puisse être déclinée sur l’ensemble des entrepôts à température dirigée. Cette démarche a été formalisée dans ce que nous avons appelé « le kit d’accompagnement des mécanisations ».

 
Après avoir formalisé la démarche et capitalisé sur les retours d’expérience des sites en cours de mécanisation, EXEIS Conseil a approfondi et mis en œuvre le kit d’accompagnement, notamment sur le volet humain.

Démarche EXEIS Conseil

1. Co-construction du kit d’accompagnement des mécanisations

Le kit d’accompagnement vise à répondre aux enjeux des mécanisations en proposant notamment un rétroplanning adaptable aux spécificités de chacun des entrepôts. Calqué sur les jalons techniques du projet, il a vocation à mettre l’accent sur l’accompagnement au changement des équipes sur le terrain en incluant 3 volets :

• Organisationnel
• Humain
• Pilotage/coordination 

Le kit d’accompagnement a été co-construit grâce à des entretiens et visites sur les 3 premiers entrepôts à avoir lancé leur projet de mécanisation. En effet, chacun des items a été approfondi puis outillé à partir des retours d’expérience des interlocuteurs-clés : directeurs de site, membres de l’exploitation, responsables ressources humaines, chefs de projet… L’objectif étant de replacer l’ensemble des actions du projet dans un rétroplanning global, de les affecter et de partager des bonnes pratiques pour faciliter leur mise en œuvre. 

Il se compose de différents éléments allant du rétroplanning détaillé jusqu’au tableau collaboratif sur l’outil Trello, en passant par des outils de communication pour les collaborateurs sur entrepôt. 

2. Approfondissement et mise en œuvre de la boîte à outils terrain 

La 4ème composante du kit d’accompagnement, aussi appelée « la boîte à outils terrain », rassemble une série de techniques d'animation et d'outils de communication très concrets. Elle a pour objectif d'accompagner le changement et de favoriser l’appropriation, au plus proche des employés sur le terrain, avant et après le lancement d’une mécanisation.

C’est particulièrement cet outil nécessitant d’être testé et animé, que EXEIS Conseil s’est chargé de mettre en œuvre en entrepôt, à travers :

• L’animation d’ateliers collaboratifs avec l’encadrement pour construire le plan d’accompagnement au changement
• L’animation d’ateliers collaboratifs avec les employés pour les sensibiliser et les impliquer dans le projet de mécanisation
• La conception de supports et méthodes de communication : gamification autour de la mécanisation, vidéos, affiches, communications TV…

Résultats obtenus

Les entrepôts ont pleinement pris conscience de l’importance des enjeux humains dans un projet de mécanisation. Ils ont notamment construit leurs plans d’accompagnement au changement à partir des bonnes pratiques partagées par les premiers entrepôts mécanisés et EXEIS Conseil : supports de communication, formations, immersions, animation d’ateliers.

Suite à cette intervention, 2 effets majeurs ont pu être observés : 

• Des collaborateurs en entrepôt informés et impliqués, qui deviennent acteurs et promoteurs de la mécanisation
• Le renforcement de l’attractivité de U Logistique, grâce à la mise en valeur d’une innovation technologique et des nouvelles compétences qui en découlent