Externalisation de la paie : Comment EXEIS Conseil a accompagné la Direction des Ressources Humaines (DRH) d’Aliaxis ?

Problématique client : pourquoi Aliaxis a décidé d’externaliser sa paie ? 

Aliaxis est le leader mondial des solutions de tubes en plastique dédiés à la construction, à l'industrie, aux infrastructures et aux énergies. La direction du Groupe a lancé en 2018 une nouvelle stratégie basée sur l’intégration de ses marques en France, induisant la refonte de sa stratégie et la transformation de son organisation. 

Ainsi, l’un des axes de la nouvelle stratégie de transformation et de modernisation digitale de l’entreprise concernait les activités RH. 

Dans ce contexte, la Direction des Ressources Humaines a lancé une réorganisation de ses activités pour toutes les entités françaises, et en particulier sur les activités de gestion administrative. 

Une démarche de renouvellement du SIRH (système d’information RH) a été engagée sur 2 volets : 

• La mise en œuvre d’une solution de Gestion des Temps et des Activités (GTA) afin d’optimiser, d’harmoniser et de simplifier la gestion administrative des temps et activités des employés des différentes entités d’Aliaxis.   
• L’externalisation complète de la gestion de sa paie en mode Business Process Owner. En effet, Aliaxis a souhaité sous-traiter la gestion de sa paie afin de reconcentrer ses équipes sur des tâches à plus forte valeur ajoutée pour la DRH. 

La DRH a fait appel à EXEIS Conseil afin d’être accompagnée dans la sécurisation de son projet d’externalisation de la paie sur les volets d’assistance à maîtrise d’ouvrage et conduite du changement. 

Démarche EXEIS Conseil : comment sécuriser un projet d’externalisation de la gestion de la paie ? 

L’expérience d’EXEIS conseil a été sollicitée afin de cadrer et aider au pilotage de 2 axes clés du projet d’externalisation : 

• La mise en œuvre d’un plan détaillé de conduite du changement incluant un axe important de communication. L’objectif étant d’accompagner les équipes RH dans la mise en œuvre de la nouvelle organisation et de diffuser le changement auprès de l’ensemble des salariés 
• L’assistance au pilotage du projet pour apporter cette expertise à l’équipe Paie 

Sur une période de 8 mois, l’intervention d’EXEIS Conseil s’est construite autour des 4 axes suivants :

1. Accompagnement à l’aide au choix et au cadrage du projet d’externalisation : 

• Entretien de cadrage avec le Responsable Paie et les autres décideurs RH 
• Exploitation du retour d’expérience du projet GTA 
• Prise de connaissance des documents projet existants 
• Séminaire de connaissance et de fédération de l’équipe projet 
• Ateliers de définition des rôles et responsabilités de chacun et de cadrage planning 

2. Pilotage du projet :

• Ateliers de définition fonctionnelle (définitions des processus de paie cibles, interfaces systèmes à développer…) 
• Ateliers d’analyse et de validation du dossier de conception détaillée de la solution développée par le prestataire 
• Ateliers de planification de la migration des données 
• Ateliers de définition et de validation du plan de recette permettant de tester la solution avant sa mise en production 
• Réunions d’avancement projet 

3. Accompagnement à la conduite du changement et définition du plan de communication associé :

• Définition des cibles, canaux et média de communication, du planning de mise en œuvre, réalisation des supports de communication 

4. Clôture du projet :

• Retour d’expérience et axes d’amélioration pour les futurs projets de la feuille de route RH 

Résultats obtenus : Quelle a été la valeur ajoutée d’EXEIS Conseil sur ce projet d’externalisation de la paie ? 

• Respect des délais du projet et bascule intégrale de la paie vers le nouveau système opérée par le prestataire dans les délais 
• Evolution de l’organisation du service interne de paie Aliaxis vers des tâches à plus forte valeur ajoutée  (support et accompagnement des salariés, optimisation des processus de paie, étude de nouveaux services aux salariés…) 
• Dématérialisation des bulletins de paie pour les salariés d’Aliaxis France (~1400 salariés) 
• Accompagnement au changement et communication auprès des salariés et managers d’Aliaxis 
• Assistance au cadrage de la future feuille de route du service paie