Comment EXEIS Conseil a facilité la mise en place d’une nouvelle organisation du travail pour près de 1000 collaborateurs InVivo Retail ? #télétravail #flexoffice
InVivo Retail, l’entité multi-enseignes (Jardiland, Gamm Vert, Delbard, Bio&Co, Neodis etc.) d’InVivo, premier groupe coopératif agricole français, a sollicité l’accompagnement d’EXEIS Conseil pour généraliser le télétravail au sein de ses sièges - à hauteur de 50% du temps des collaborateurs - et par conséquent adapter son fonctionnement au flex office. Cette mission fut menée complètement à distance : une grande première pour les consultants EXEIS Conseil !
Problématique
Dans un contexte organisationnel en évolution (croissance externe et uniformisation du fonctionnement des structures intégrées) ainsi qu’une actualité incertaine due à la crise sanitaire, InVivo Groupe a décidé de mettre en place une nouvelle organisation du travail consistant à instaurer un travail dit « hybride » : 50% du temps de travail des collaborateurs siège en distanciel et 50% en présentiel.
Cette nouvelle organisation du travail s’est traduite notamment par la généralisation du télétravail et le passage au flex office.
InVivo Retail a fait appel à EXEIS Conseil pour l’accompagner dans cette transition vers le travail hybride tout en sécurisant et adaptant les processus opérationnels concernés.
La mise en place du travail hybride devait être effective rapidement, pour permettre d’ancrer les bonnes pratiques du télétravail et d’être prêts pour le retour sur site.
Démarche EXEIS Conseil
L’intervention d’EXEIS Conseil s’est organisée en 2 grandes étapes :
1. Diagnostic flash et identification des besoins de sécurisation par direction pour mise en place d’une organisation de travail hybride, entre présentiel et distanciel.
Les consultants ont tout d’abord mené des ateliers et entretiens de diagnostic :
- Avec le Comité de Direction d’InVivo Retail : afin de définir la vision de la cible et les attentes vis-à-vis de cette nouvelle organisation,
- Avec les managers : afin de préciser les attentes et besoins d’adaptation, de sécurisation et d’amélioration du fonctionnement existant.
Les entretiens ont également permis d’obtenir un retour d’expérience sur le télétravail à 100% durant le temps de confinement occasionné par la crise sanitaire.
Les besoins de sécurisation identifiés ont été classés selon 8 thématiques de sécurisation :
2. Construction et accompagnement au déploiement du plan d’action pour mise en place de la nouvelle organisation du travail hybride.
Un plan d’action à deux niveaux a été proposé, priorisé et validé avec le COMEX :
- Un plan d’action transverse, à mettre en place au sein de toute l’organisation ; articulé autour des 8 thématiques de sécurisation,
- Des plans d’action adaptés au contexte et besoins de chaque Direction.
L’équipe EXEIS Conseil a impulsé et piloté les actions à court terme. Elle a également assuré la pérennisation du sujet à moyen terme, en accompagnant la création de la gouvernance du travail hybride ainsi que la feuille de route pour l’année à venir.
Résultats obtenus
- La cohésion d’InVivo Retail autour d’une ambition organisationnelle.
La Direction des Ressources Humaines n’est pas l’unique responsable des sujets flexoffice et télétravail : ces problématiques nécessitent le travail conjoint de l’ensemble des Directions. Chaque membre du CODIR a accompagné une thématique de mise en place du travail hybride.
- De la visibilité pour l’ensemble des collaborateurs.
Une nouvelle organisation du travail est source de changements (concernant les processus, outils, interactions, emplois du temps, lieux de travail, etc.) et donc de questionnements pour les collaborateurs.
Aussi, des temps de communication et de partage ont été organisés avec les managers et avec l’ensemble des collaborateurs.
Ces moments ont permis de partager les chantiers en cours et leurs résultats, et ont vocation à être pérennisés.
De plus, un espace dédié au travail hybride a été créé sur l’intranet d’InVivo Groupe, pour réunir toutes les informations et conseils sur le sujet (droit à la déconnexion, bonnes pratiques etc.).
- L’organisation d’actions d’amélioration.
Ces actions concourent au développement des collaborateurs – comme des formations sur le télétravail et sur comment manager en télétravail - ou encore l’organisation de temps d’interaction et de rituels d’équipe.
De plus, des outils ont été adoptés pour fluidifier le fonctionnement en interne, comme notamment un outil de dématérialisation ou un outil de suivi des présences sur site.
Nous remercions InVivo Retail pour leur confiance et nous leur souhaitons beaucoup d’épanouissement et de performance à l’appui de cette nouvelle organisation du travail.
