Comment accélérer la convergence d’entités grâce à l’organisation et l’animation d’un séminaire collaboratif ?

Problématique client

 

L’enjeu de cette mission était de l’accompagner dans la définition d’un fonctionnement cible impliquant les équipes de ses deux entités, pour un périmètre d’activités bien défini.

 

250 thématiques informatiques, appelés « composants », doivent être réparties entre les deux entités. Les critères retenus avant le séminaire avaient permis un premier niveau d’arbitrage pour 200 composants. Cependant, des divergences de point de vue persistaient pour une cinquantaine.

 

Notre client a souhaité organiser un séminaire afin :

 

– d’approfondir l’analyse de ces composants

 

– de parvenir à un consensus si possible sur ces sujets

 

– d’identifier les sujets devant faire l’objet d’une escalade pour prise de décision

 

 

Démarche EXEIS Conseil

 

Les 2 consultants EXEIS Conseil chargés de l’animation de ce séminaire ont tout d’abord réalisé des réunions de préparation avec le client afin de bien cerner les enjeux, objectifs et résultats attendus. Cela leur a permis de proposer une démarche collaborative, en adéquation avec les besoins identifiés.

 

Lors du séminaire, les consultants ont animé plusieurs ateliers collaboratifs leur permettant de :

 

– Faire débattre les participants avec le partage des différents points de vue

 

– D’identifier les axes de motivation

 

– Faire voter les participants

 

– Définir le rattachement des composants au périmètre le plus adéquat

 

 

Résultats obtenus

 

Nous avons noté une bonne participation des acteurs impliqués dans ces échanges. Le travail préparatoire et les méthodes de facilitation de nos consultants nous ont permis de relever un niveau de consensus assez élevé après le séminaire sur des sujets identifiés comme divergents au départ.

 

40% des sujets ont abouti à un accord total des participants

 

30% sujets ont été adressés avec un niveau de consensus élevé

 

30% des sujets ont amené des débats

 

Un macro plan d’actions a été défini par les consultants EXEIS Conseil à l’issue du séminaire.