Et vous, comment gérez-vous vos risques dans vos projets de transformation ?

Maîtriser le risque par la gestion de projet et la mise en place d’outils de pilotage

La gestion des risques contribue à assurer le succès d’un projet. Elle est un chapitre complet dans les principales méthodologies de gestion de projet PMI et Prince 2. 
La gestion du risque est abordée en gestion de projet par l’application d’une méthodologie en 4 phases : 
1.    Identification du risque 
2.    Evaluation de la criticité des risques en fonction de leur degré d’impact et de leur probabilité de survenance
3.    Traitement du risque avec des mesures et des mécanismes pour l’éviter, le réduire, le transférer ou l’accepter
4.    Contrôle du risque par le suivi d’indicateurs clés et des mesures mises en place 

A la suite de l’identification des risques, ils sont évalués et placés dans une matrice déterminant leur criticité (impact x probabilité). La matrice est un premier moyen de catégoriser les risques selon leur criticité et le degré de tolérance de l’équipe projet. 
 

Pour chaque risque est à définir ensuite une stratégie correspondante de traitement. L’objectif est d’aligner les efforts fournis de vigilance par l’équipe projet avec la criticité et l’exposition au risque. 

 
La stratégie de traitement des risques peut se transposer avec les 4 T : 

Terminer : éliminer le risque

Exemple : réaliser une étude approfondie du risque pour avoir une meilleure connaissance du contexte et mieux orienter les choix au cours du projet

Traiter : agir sur le risque 

Exemple : définir des actions préventives et un plan d’action en cas d’apparition du risque

Transférer : ré-affecter le risque et sa responsabilité à un tiers 

Exemple : faire appel à un prestataire pour un renfort sur un sujet sensible

Tolérer : accepter le risque tout en mesurant ses impacts

Exemple : provisionner en amont les coûts et les potentiels retards engendrés par la réalisation d’un événement à risque 

La mesure du risque et sa gestion sont des étapes clés de nos interventions chez nos clients. C’est une dimension commune à chaque projet, nous les accompagnons dans cette démarche pour garantir la réussite de la mission.
Toutefois, en terme méthodologique, l’approche gestion des risques est-elle suffisante ou doit-elle se combiner à une culture du risque pour permettre aux organisations de se transformer durablement ?

« Si en début de projet, nous sommes capables de faire un plan détaillé de tout ce qui va se passer, ce n’est plus un projet, c’est un process »

Le réflexe naturel de chaque organisation est de rejeter le risque. Or, déployer un projet sans en accepter les risques inhérents est une forme d’antagonisme. Il est primordial pour une organisation et ses équipes d’en accepter l’inconnu. 

Un projet par essence implique des risques qu’il faut mettre en balance avec les gains attendus et les enjeux du projet. En effet, une gestion excessive du risque tend à freiner l’innovation, la prise d’initiatives et à réduire l’accès à des gains supérieurs. Les entreprises prenant le plus de risques s’exposent aussi à des gains plus importants. A l’inverse, les entreprises ne prenant pas assez de risques perdent leur avantage concurrentiel et leur compétitivité dans un monde où tout va toujours plus vite. 

Instaurer une culture du risque permet d’influer sur la dimension humaine de l’organisation pour changer sa manière de penser et d’agir. L’acculturation vient donc compléter l’aspect méthodologique de la gestion du risque et faciliter les démarches de transformation.

L’évolution de la culture de l’organisation pour accepter le risque

La peur du risque engendre une forme de paralysie au sein de certaines organisations. Il s’agit donc dans ce cas de familiariser les équipes pour modifier le schéma mental des collaborateurs et leurs réactions. 
Dans le cadre de nos missions de transformation, nous nous appuyons sur deux axes d’acculturation : 

• La mise en place d’une culture projet agile et adaptable (méthodes collaboratives, lab d’innovation, mesure des gains, culture du feedback, amélioration continue) ;
• La définition d’une direction, d’une vision et la désignation d’ambassadeurs du changement pour relayer cette culture au sein des équipes et savoir adapter les trajectoires sans perdre de vue l’objectif final.

En conclusion... 

La réussite d’un projet réside à la fois dans la capacité des acteurs du projet à maitriser les risques grâce à une méthodologie et des outils de suivi mais aussi dans la manière d’envisager et de réagir face au risque. 

A travers son expérience, EXEIS Conseil peut constituer un œil neuf au sein de vos projets de transformation et amener votre organisation vers un positionnement plus tolérant au risque. Notre intervention consiste à démystifier le risque auprès des équipes et à le piloter grâce à plusieurs leviers tels que le PCA, la conduite du changement ou encore le plan de bascule et de déploiement.