Comment la mise en œuvre collaborative d’un plan projet améliore le fonctionnement entre la Centrale et les Magasins ?

Problématique client

Notre client, un acteur majeur de la distribution spécialisée a acquis plusieurs enseignes ces dernières années. Nous les accompagnons dans leur transformation d’organisation pour optimiser la construction de l’offre et son animation commerciale. 

La crise de la Covid-19 s’est déclarée au beau milieu de cette transformation. La période du confinement a quelque peu bousculé les relations entre la centrale et les magasins :

• Près de la moitié des collaborateurs en centrale ont été placés en chômage partiel 

• Les magasins ont dû s’adapter en continu et de façon très réactive au contexte pour assurer la continuité de l’activité

• Post-confinement, les magasins ont dû rattraper le CA non réalisé pendant le confinement

Dans ce contexte, EXEIS Conseil a réalisé un diagnostic sur un temps court (2 semaines)  pour établir un plan d’action « commando » notamment pour mettre en place un fonctionnement hybride présentiel / distanciel.

Le Comité de Direction a priorisé la fiabilisation des processus vitaux vers les magasins. Il considère que c’est un prérequis à la mise en œuvre de la convergence vers les magasins.

Démarche Exeis Conseil

L’accompagnement réalisé par nos 2 consultants sur 1 mois et demi s’est déroulé en 3 phases :

1. Identifier les principaux irritants des magasins

Ces irritants ont ensuite été challengés avec d’autres représentants des magasins et de la centrale puis transformés en expression de besoin. Ces besoins ont ensuite été priorisés selon des critères d’impact sur : 

• Le CA

• La productivité 

• Les conditions de travail des collaborateurs en magasin

2.    Effectuer une 1ère analyse de la couverture des besoins des magasins par les projets de transformation existants

EXEIS Conseil accompagnant déjà ce client sur la convergence des fonctions Offre, Marketing, Data et E-commerce, nous avions une vision quasi exhaustive des projets déjà identifiés ou en cours. Cela nous a permis de réaliser un maillage a priori entre les besoins et ces projets.

3.    Identifier pour les besoins restants :

a.    Une solution de type “Quick Win” qui permet de gommer l’irritant à court terme, éventuellement de façon transitoire

b.    Et / ou un nouveau projet à lancer si besoin selon les éléments de cadrage 

Le Comité de Direction doit aujourd’hui s’exprimer sur la priorisation et le lancement des actions suivantes :

• Rencontrer chaque chef de projet pour s’assurer qu’ils peuvent embarquer les besoins exprimés par les magasins et à quelle échéance

• Cadrer les solutions “Quick Win” et les éventuels nouveaux projets pour prendre une décision éclairée sur la nécessité de le lancer et à quelle échéance

Résultats obtenus

• Des magasins ou des représentants magasin écoutés et entendus

• Une vision synthétique et priorisée des besoins vitaux des magasins pour le Comité de Direction et les différentes parties prenantes

• Un plan projet établi pour gommer les irritants des magasins