Cadrage et aide au choix d’une solution de GMAO

Problématique client : Le choix d’une solution GMAO, élément essentiel au fonctionnement de l’entreprise industrielle 

La GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur) est un système informatique utilisé pour gérer et optimiser la maintenance des équipements et des actifs d'une entreprise. Elle vise à améliorer la fiabilité, la disponibilité et la performance des équipements tout en réduisant les coûts de maintenance. 

La GMAO est généralement utilisée dans des environnements industriels, tels que les usines, les installations de production, les centrales électriques, les aéroports, les hôpitaux et les entreprises de services publics, où la gestion efficace de la maintenance des équipements est essentielle pour garantir leur bon fonctionnement et prolonger leur durée de vie. 

Notre client, un industriel de l’agroalimentaire, a choisi de renouveler sa solution GMAO en place depuis de nombreuses années afin de faciliter le quotidien des équipes maintenance et d’améliorer les temps de résolution des pannes. 

Au-delà de la modernisation technologique, les objectifs étaient de :  

• Harmoniser l’ensemble des processus autour de cette solution de GMAO 
• Mettre en œuvre une gouvernance permettant de pérenniser un fonctionnement uniforme entre tous les services 
• Mettre en place une solution informatique performante 

Dès son initialisation, notre client a décidé de faire appel à EXEIS Conseil afin de cadrer le projet, lancer la dynamique, initier les travaux avec les équipes Métier/IT et choisir les partenaires les plus à même de faire de ce projet un succès. 

Démarche EXEIS Conseil : Comment choisir une solution GMAO ? 

Un avant-projet a été lancé afin d’identifier la solution permettant de répondre au mieux aux futurs besoins des utilisateurs avec une enveloppe budgétaire maitrisée. 

Les grandes étapes de cet avant-projet ont été les suivantes 

Exploration des solutions  

Un premier travail de prospection a été réalisé par EXEIS Conseil afin de sélectionner des éditeurs capables de répondre aux besoins de l’entreprise. L’objectif est également d’entrer en relation avec ces éditeurs pour vérifier les compétences techniques et fonctionnelles de l’outil proposé.  

Recueil fonctionnel auprès des utilisateurs  

Un recueil fonctionnel des besoins a été mené grâce à des ateliers collaboratifs avec des groupes utilisateurs, permettant de livrer une cartographie complète des besoins des utilisateurs de la GMAO, donnée entrante pour les prestataires lors de la phase d’étude des solutions et choix (4.). 

Définition du périmètre projet  

Les phases 1 et 2 ont permis de clarifier / préciser le périmètre projet, en identifiant un périmètre minimal (MVP) et une trajectoire fonctionnelle permettant de répondre efficacement aux besoins. 

Etude des solutions et choix 

Une consultation a ensuite été émise auprès des différents partenaires identifiés. Après avoir analysé leur offre technique et financière, les consultants EXEIS Conseil ont approfondi les propositions des partenaires short-listés en organisant des démonstrations auprès des différents utilisateurs métier (notamment maintenance / production / finance). Une matrice d’aide à la décision a ensuite été co-construite pour permettre un choix éclairé et assumé pour l’entreprise.  

Conclusion de l’avant-projet  

La présentation des conclusions de l’avant-projet par une équipe hybride Métier / Informatique a permis de faire valider le lancement du projet auprès de la Direction.  

Résultats obtenus : un projet de changement de GMAO cadré et prêt à être lancé 

La démarche réalisée a permis de :  

• Redéfinir les processus cibles communs pour les métiers de la maintenance et ainsi permettre aux collaborateurs de faciliter leurs tâches au quotidien 
• Réaliser un appel d’offre qui a permis de challenger l’éditeur historique 
• Mener une étude de cadrage et une aide au choix dans le temps imparti par le client 
• Lancer le projet dans la foulée de la phase de cadrage