Facture électronique : Votre futur est ce que vous décidez d’en faire !
Comme Marty McFly dans Retour Vers le Futur, nous vous proposons de partir en septembre 2026 dans le service comptable d’une PME.
Plus exactement dans deux services comptables : l’un qui aurait préparé la réforme de la facture électronique, l’autre qui n’a pas pris le temps de faire évoluer ses flux et ses processus métier de réception des factures fournisseur.
🏢 Dans la première entreprise
Marty arrive dans une ambiance calme, sereine dans une organisation adaptée au traitement de différents processus de réception de factures :
- Les factures provenant de Grandes Entreprises ou d’ETI arrivent au format e-invoicing et sont réceptionnées par la Plateforme de Dématérialisation Partenaire préalablement déclarée par l’entreprise.
- Une fois intégrées dans la PDP, les factures sont automatiquement contrôlées techniquement et fonctionnellement, routées, acquittées, archivées, et enfin transmises et enregistrées sans intervention humaine dans l’ERP comptable.
- Il reste bien quelques factures transmises en papier ou en PDF en provenance de PME ou d’entreprises internationales, sauf que l’entreprise a fait le choix de les océriser pour les mettre au format e-invoicing. Elles sont intégrées dans la PDP et suivent donc le même parcours que les autres factures.
Marty s’aperçoit que les factures, une fois intégrées à l’ERP comptable, sont automatiquement rapprochées des commandes d’achat. Cela déclenche la comptabilisation des écritures, la validation du bon à payer et le règlement de la facture dans le respect des délais légaux. Il constate également que le cycle de vie des factures est enregistré dans l’ERP comptable, puis suivi grâce à des statuts mis à jour en temps réel dans la PDP.
« Nom de Zeus ! » s’exclamerait le Docteur Emmett Brown. Nous sommes bien dans la DAF du futur…
🟢 Une chaine de facturation totalement dématérialisée,
🟢 Des contrôles automatiques tout au long de la chaine,
🟢 Des risques d’erreurs et de fraudes limités,
🟢 Une accélération de la mise en paiement,
🟢 Le cycle de vie de la facture tracée et conforme à la piste d’audit fiable,
🟢 Une charge administrative diminuée pour les équipes
👉 Au vu de l’engouement suscité auprès des équipes, l’équipe projet en a profité pour déployer la facture électronique en anticipé d’1 an sur la chaine d’émission de ses factures clients.
🏢 Dans la seconde entreprise
Marty McFly découvre une tout autre ambiance… comme si l’entreprise avait subi une rupture du continuum espace-temps !
Ayant pris conscience tardivement qu’il ne serait pas possible de récupérer les factures sur le Portail Public de Facturation (communiqué de presse de la DGFIP du 15 Octobre 2024), le Directeur Financier a dû valider en urgence l’offre de son Opérateur de Dématérialisation, qui s’est s’adossé à une PDP pour recevoir les factures des fournisseurs qui émettront des flux e-invoicing en septembre 2026.
Les factures arrivent dans l’OD, mais les travaux ne s’arrêtent pas là et rien n’a été anticipé pour la suite !
- Le découpage de l’activité par sociétés et par périmètre applicatifs n’étant pas paramétré dans la PDP, le routage des factures ne peut pas se faire automatiquement et nécessite une analyse par les comptables facture par facture,
- L’interface facture n’étant pas construite entre la PDP et l’ERP de gestion, cela oblige à ressaisir manuellement les factures dans l’ERP pour les rapprocher aux commandes, puis les comptabiliser et les mettre en paiement,
- La cartographie des flux achats n’ayant pas été faite, certaines informations sont transmises par le fournisseur mais sans pouvoir être stockées dans l’ERP de gestion,
- Les travaux sur les référentiels fournisseur n’ayant pas été menés, cela empêche tout contrôle automatique d’acquisition des données dans la PDP
- La remontée d’information du cycle de vie facture n’étant pas en place entre l’ERP de gestion et la PDP, cela coupe la transmission automatique d’information des statuts facture et oblige à une mise à jour manuelle dans la PDP,
- Le processus d’acquisition des factures n’étant pas harmonisés entre les différents canaux de réceptions, le traitement de celles-ci n’est pas organisé entre les équipes ce qui augmente les risques d’erreurs ou de double saisie.
🟠 Les coûts liés à la gestion du traitement des factures explosent, les délais de paiement s’allongent, les contrôles factures sont négligés, la relation fournisseur se dégrade, tout comme les relations entre la DAF et les autres directions qui ne comprennent pas pourquoi les factures ne sont pas payées dans les temps…
🟠 Le DAF regrette de ne pas avoir répondu favorablement aux propositions pour cadrer, diagnostiquer et construire la cible du projet facture électronique au sein de son organisation.
Mais Eurëka ! Marty toujours prêt à aider, propose au DAF un petit tour en DeLorean pour revenir début 2025 et lancer le projet facture électronique avec EXEIS Conseil !
Il est encore temps pour préparer votre organisation à l’échéance de septembre 2026.
