Déploiement d’une solution de dossier de l’usager informatisé (DUI) – Association Jeunesse & Avenir
Problématique client : Déployer un nouveau logiciel de gestion des dossiers usagers
L’Association Jeunesse et Avenir (AJA), basée sur la presqu’île guérandaise (44), accueille et accompagne des enfants, adolescents et adultes en situation de handicap. Elle a pour but d’aider, d’accompagner, de soigner et d’améliorer l’insertion sociale de personnes présentant un handicap.
Suite au Ségur du Numérique en Santé, les Etablissements et Services Sociaux et Médico-sociaux (ESSMS) ont été sollicités par la Caisse Nationale de Solidarité pour l’Autonomie (CNSA) pour intégrer le Programme ESMS Numérique. Ce programme a pour ambition de généraliser le partage fluide et sécurisé des données de santé entre professionnels et avec les usagers. Pour cela, des fonds européens ont été alloués afin de subventionner la mise en conformité ou l’acquisition de solutions de Dossier Usager Informatisé (DUI) conforme aux exigences Segur. Ces subventions sont versées en deux temps : au démarrage pour partie puis à la fin du projet, une fois le dossier de preuve validé (atteinte de cibles d’usage & tableau récapitulatif des dépenses).
L’AJA, qui disposait d’un logiciel de DUI ne répondant plus aux exigences, a ainsi intégré le Programme ESMS Numérique, et fait appel à EXEIS Conseil pour les accompagner en tant qu’AMOA (Assistant à la Maitrise d’Ouvrage) dans le déploiement d’une nouvelle solution de DUI.
Démarche EXEIS Conseil : Accompagner l’équipe projet dans la mise en œuvre
1ère phase : Conduire la consultation et sélectionner l’éditeur
La première partie de projet consiste à définir les besoins et à identifier la solution la plus adaptée aux activités de l’association. Pour cela nous avons d’abord réalisé des ateliers de recueil des besoins avec un panel représentatif de professionels de l’association : psychologues, infirmier·ères, éducateur·rices spécialisé·es, enseignant·es, secrétaires, chef·fes de service. Ces ateliers ont permis de comprendre les contraintes et attentes des professionnels ainsi que de définir précisément les exigences fonctionnelles attendues.
Ensuite, nous avons accompagné l’équipe projet dans la rédaction du Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) et sa publication sur la plateforme du RESAH (centrale d’achat pour les secteurs sanitaire, médico-social, social, public et privé non lucratif). Chaque document (Bordereau des prix unitaire, Recensement des besoins, Invitation à soumissionner, Grille des fonctionnalités ANAP, etc.) a fait l’objet d’un travail de coconstruction avec l’équipe projet, composée du Directeur Administratif et Financier ainsi que du Directeur du Dispositif Enfance Jeunesse.
Plusieurs éditeurs ayant répondu à notre appel d’offre, nous avons réalisé une analyse détaillée de chaque offre permettant une évaluation et une comparaison des dossiers basées sur le prix, le respect des exigences fonctionnelles et sur la compréhension du contexte et des enjeux de l’association.
A l’issue de cette consultation, nous avons accompagné l’équipe projet à la contractualisation avec l’éditeur retenu, afin de garantir la clarté et la complétude des engagements mutuels.
2ème phase : Accompagner le déploiement du DUI
Une fois l’éditeur sélectionné, la phase de mise en œuvre du DUI peut démarrer.
Une grande partie de la prestation d’AMOA, réside dans le pilotage du projet au côté de l’équipe projet interne. Elle garantit le bon avancement du projet selon le planning et le budget définis en amont, et assure la coordination entre les parties prenantes. En interne au sein de l’association, elle assure la coordination du déploiement logiciel et des formations sur l’ensemble des établissements et veille à l’harmonie des paramétrages malgré les différentes exigences opérationnelles entre le Dispositif Enfance Jeunesse et le Dispositif Adulte. En externe, l’AMOA est un contact privilégié pour échanger avec l’ARS et le GRADeS Pays de la Loire qui accompagnent les structures dans ces projets.
L’AMOA a également pour rôle d’être l’interface entre l’éditeur et les métiers, et à ce titre devient le garant du respect des exigences métiers. Dans le cas de l’AJA, une attention particulière a été dédiée au respect de la logique des dispositifs développés par l’association. Pour être au plus proche des besoins de chaque professionnel, nous avons coanimé, avec l’éditeur, des ateliers de recueil des besoins en paramétrage. De plus, l’AMOA participe à l’implémentation effective du projet que ce soit au niveau de la reprise de données, de la réalisation des tests fonctionnels ou de la planification des déploiements et de formation.
Enfin, l’AMOA assure la conduite du changement tout au long du projet, avec l’organisation des formations, la formalisation de communications diverses, et la mise en place de processus sur la remontée des problématiques rencontrées et le partage des évolutions à venir. L’accompagnement au changement est primordial pour garantir l’atteinte des cibles d’usages du Programme ESMS Numérique, mais également pour ancrer les nouvelles pratiques numériques dans les habitudes des professionnels.
Résultats obtenus : Atteinte des cibles d’usage dans les temps prévus
Aujourd’hui, tous les établissements de l’AJA sont équipés d’une solution de DUI fonctionnelle et conforme aux exigences Ségur. Les professionnels de l’association ont été formés aux différents modules du DUI et l’utilisent quotidiennement.
Les cibles d’usages du Programme ESMS Numérique ont été atteintes dans les temps souhaités grâce à une forte implication des différents acteurs, et le dossier de preuve a depuis été validé par l’ARS Pays de la Loire, permettant le versement de la totalité des subventions du Programme ESMS Numérique.
En conclusion, nous retiendrons 3 facteurs clés qui ont fait le succès de ce projet :
- La tenue d’un rythme projet soutenu avec des instances projet régulières
- L’implication de l’équipe projet interne et la coordination des acteurs au sein du même organisme gestionnaire
- L’acculturation et la formation de tous les professionnels de l’association
