Comment pérenniser le travail à distance ?

Pérenniser le distanciel : essentiel pour sécuriser l’activité

Pour certains métiers, le travail à distance est impossible de par leur nature. Il l’est tout de même pour d’autres, mais pas sans une organisation adéquate. Si aujourd’hui, l’organisation mise en place à la hâte, a permis de maintenir tant bien que mal l’activité, qu’en sera-t-il demain si la situation venait à perdurer ? L’enjeu est désormais de trouver un mode de fonctionnement à distance pérenne, donc efficient, pour sécuriser l’activité des entreprises.

Ces enjeux sont partagés par Frédéric Chevalier : « Au sein du Groupe IMA, même si nos structures ne présentaient pas toutes le même niveau de maturité et d’adoption du télétravail, nous sommes parvenus très rapidement à assurer nos engagements vis-à-vis de nos clients en déployant massivement le travail à distance. Dans cette période d’incertitude sanitaire post confinement, nous travaillons désormais aux moyens pour transformer ce fonctionnement - initialement pensé pour assurer la continuité d’activité pour une période courte – sur un horizon prolongé de quelques mois à minima ; le télétravail étant à ce jour le mode de travail privilégié ».

Les conditions d’un travail à distance durable et efficace

Pour être efficace, le travail à distance doit être réalisé dans des conditions optimales.

●    Le système d’information doit être accessible à distance, sans pour autant laisser apparaître des failles dans la sécurité. En cette époque particulière, certains acteurs de l’assurance rapportent avoir vu doubler le nombre de tentatives d’intrusion dans leur SI. Par ailleurs, des logiciels, accessibles uniquement sur site pour des raisons de sécurité, devront faire évoluer leurs modalités d’accès ou à l’avenir leurs utilisateurs se tourneront vers des outils plus flexibles pour un même niveau de sécurité.

●    L’infrastructure du SI doit permettre un volume important d’accès simultanés au réseau interne. Que les accès soient par VPN, via des machines virtuelles, ou autres accès de type cloud, les outils ne doivent pas subir de lenteur et encore moins être paralysés !

●    Le poste de travail du collaborateur doit permettre la mobilité, pour alterner travail au bureau et travail à distance. Il n’est pas concevable d’organiser le télétravail si les outils du collaborateur ne sont pas mobiles.

●    Les circonstances exceptionnelles (comme une épidémie) ont permis le recours au télétravail par l’employeur. Néanmoins, a posteriori, des obligations légales et mesures obligatoires doivent être respectées par les organisations, comme la mise en place d’un accord collectif ou une charte. 

Les collaborateurs doivent être accompagnés dans ce nouveau mode de fonctionnement

Comme tout le monde ne vit pas le télétravail de la même manière, une gestion au plus proche des collaborateurs est nécessaire. 

« Nos modes de communication vis-à-vis des collaborateurs doivent évoluer pour prendre en compte le distanciel. Par ailleurs, le travail à distance représente un challenge pour l’entreprise car il conduit à rencontrer des problématiques individuelles, parfois proches de la sphère personnelle : le collaborateur a-t-il l’autonomie nécessaire pour mener à bien ses missions ? Dispose-t-il d’un espace adapté au télétravail ? Parvient-il à aménager son organisation professionnelle et à gérer son organisation personnelle ? Comment vit-il cette situation d’éloignement ? A-t-il un sentiment d’isolement ?» précise Frédéric Chevalier. 

A distance, le management doit encore plus s’adapter aux situations individuelles car les difficultés rencontrées peuvent être moins visibles.

Le rôle du manager se renforce avec le fonctionnement en distanciel

Les managers voient leur rôle d’accompagnement des équipes évoluer et prennent un rôle central dans l’animation du distanciel. Comme l’indique Frédéric Chevalier « Manager des collaborateurs pour qui le télétravail est la norme, et la présence sur site occasionnelle, est plus complexe que de manager des collaborateurs qui sont en télétravail un ou deux jours par semaine, ce dont nous avions la pratique ». Il est important que les managers soient formés au management à distance et renforcent leur communication et leur écoute. La manière de suivre le travail des équipes est différente : le manager contrôle moins les moyens et davantage les résultats des collaborateurs. 

Pour Frédéric Chevalier, le rôle du manager se renforce avec le fonctionnement en distanciel : « La problématique n’est pas dans le suivi et le pilotage de l’activité, mais dans le maintien du lien et du sens au travail. Lors du confinement, le management s’est organisé de manière spontanée et beaucoup de bonnes pratiques ont émergé partout dans le Groupe. Il sera pertinent de les recenser, et de les partager. Le manager doit être encore plus proche de ses collaborateurs et de l’accompagnement de leur montée en compétences car une autonomie minimale dans l’exécution de son activité devient primordiale avec le travail à distance. Demain, si les équipes sont davantage en télétravail, le moment où le collaborateur sera sur site devra être vécu comme un temps fort de lien social et d’échanges professionnels, orchestré par le manager ».

La combinaison gagnante : un fonctionnement hybride de présentiel et de distanciel ?

Alors que ces deux modes étaient souvent en opposition, il est maintenant pertinent de combiner le présentiel et le distanciel : Frédéric Chevalier note les aspects positifs du distanciel : « le travail à distance pendant la crise sanitaire a permis plus de transversalité dans l’organisation : des échanges conséquents et constructifs ont vu jour entre différentes structures et départements du Groupe ». Néanmoins, il anticipe certaines limites : « A distance, les réunions sont très opérationnelles ou orientées autour de la résolution de problématiques précises. Il est moins évident de lancer des brainstormings à distance sur des sujets de fond. Les managers doivent réfléchir aux meilleurs moyens d’introduire ces temps de travail collectif, et un retour sur site peut être nécessaire dans ces cas-là ». On le voit, une segmentation nouvelle des actions et tâches réalisables ou optimales en présentiel et en distanciel émerge.

Désormais, l’enjeu principal des organisations est de solidifier, améliorer et pérenniser une organisation distancielle mise en place à la hâte lors de la crise sanitaire

Sécuriser les infrastructures et les systèmes, adapter les postes de travail, investir le manager d’un rôle clé et accompagner les collaborateurs dans ce nouveau mode de travail, tout en respectant un cadre légal. En fonction de son activité et de ses besoins, chaque organisation doit trouver un équilibre entre des temps de travail à distance et des moments en présentiel. Pérenniser le travail à distance constitue un projet à part entière, qui reprend des codes du passé, mais les attribue de manière nouvelle. Des responsables dédiés doivent réfléchir aux volets clés du distanciel : organisation cible, systèmes d’information, aspect légal, ressources humaines et conduite du changement.

EXEIS Conseil est au cœur de ces préoccupations d’organisation des entreprises, et saura vous conseiller et vous accompagner dans la mise en œuvre de votre propre organisation.

* Pour en savoir plus sur l’IMA, rendez-vous sur leur site