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Les 4 facteurs clés de succès pour réussir le déploiement de son futur ERP

Octobre 2020
Temps de lecture : 4 min
Socle de votre système d’information, un ERP (Enterprise Resource Planning) appelé en français PGI (Progiciel de Gestion Intégré) est principalement mis en place pour faciliter le pilotage de la performance d’une organisation, centraliser et sécuriser l’information. Véritable projet d’entreprise, sa mise en place implique la révision des processus opérationnels et donc l’implication des différents métiers dans sa construction et son déploiement. Les différents retours d’expérience de nos consultants nous ont permis de consolider ce que nous pensons être les 4 facteurs clés de succès pour piloter le déploiement d’un ERP. deploiement erp

1. Analysez les impacts qu’engendrera la mise en place de cet outil au cœur de votre système d’information

Cette étude est une des premières étapes à réaliser car ses résultats orienteront votre plan d’accompagnement au changement. Elle vous permettra de répondre aux questions suivantes :

  • Certaines de mes équipes sont-elles impactées plus que d’autres ?
  • L’intégralité de mes processus doivent-ils être complètement revus et optimisés avec la mise en place de l’ERP ?
  • Mon organisation est-elle suffisamment mature pour prendre ce virage numérique ?

Il s’agit de mesurer les impacts du changement sur votre organisation, vos métiers, vos équipes, vos outils voire même votre culture. Comment faire ? Recueillez la voix de vos collaborateurs au moyen d’interviews, d’ateliers collaboratifs ou encore de sondages. Veillez à la représentativité des différentes populations / différents métiers de votre organisation afin de garantir une vision exhaustive. Un ERP est un outil central qui sera utilisé par l’ensemble de vos collaborateurs et qui doit donc servir à la performance de tous.

2. Comparez pour bien choisir solution, intégrateur et méthodologie

« Un client m’a parlé de ce logiciel... Pensez-vous qu’il s’agisse d’une bonne solution pour mon entreprise ? » Ces phrases vous semblent familières ? Nous connaissons tous les éditeurs d’ERP leaders du marché : SAP, Sage, Oracle, Microsoft. Mais il existe également d’autres solutions moins connues qui pourraient correspondre davantage à vos besoins. Il est donc essentiel de comparer les différentes solutions sur la base de critères bien définis avant de faire votre choix. Vous sécuriserez l’adéquation entre vos besoins et la solution retenue. Doit-on s’orienter vers une solution full standard ou développer des fonctionnalités spécifiques ? Vous opterez peut-être pour un Juste Mix…

juste mix choix erp

Pensez aussi aux axes suivants :

  • La complémentarité de cette nouvelle solution avec les autres outils de votre système d’information
  • Le déploiement d’une solution on premise (acquisition) ou Saas (abonnement).
  • La mobilité : certaines entreprises privilégient en effet l’accès à leur ERP depuis tablettes ou mobiles afin de faciliter l’accès à certaines populations d’utilisateurs.

 

De la même manière, avant de choisir l’intégrateur qui sera chargé de développer les fonctionnalités spécifiques et déployer la solution, renseignez-vous sur ses expériences, ses références, sa réputation, son niveau d’expertise…

 

Enfin, une méthodologie projet (agile, waterfall…) vous sera très certainement proposée par votre intégrateur. Il conviendra d’être extrêmement attentif au choix de cette méthodologie qui pourrait avoir des impacts sur :

  • L’implication et les compétences nécessaires de vos collaborateurs,
  • Le périmètre sécurisé de la solution attendue
  • La culture projet au sein de votre entreprise

3. Accompagnez vos équipes dans ce changement par la communication et la formation

Parce qu’il va bousculer les processus et les métiers, les pratiques des collaborateurs voire même la culture de l’entreprise, le déploiement d’un ERP est synonyme de changements et de transformations qu’il est nécessaire de piloter.

 

Lors de vos études amont, pensez d’ores et déjà à mesurer la perception des collaborateurs face aux transformations qu’amènera le déploiement de l’ERP.  Cela vous permettra d’identifier les risques de résistance pour ajuster votre feuille de route et mettre en place un support de proximité.

Tout au long de votre projet, veillez à informer, expliquer et impliquer les collaborateurs. Par le biais de divers supports de communication, répondez aux questions des collaborateurs tout au long du cycle de vie de votre projet : Qu’est-ce qu’un ERP ? Quels seront les changements sur mon poste de travail ? Serai-je formé à l’utilisation du nouvel outil ? Tenir informés les futurs utilisateurs de la solution vous permettra de faciliter l’adhésion des équipes.

La communication n’est pas le seul volet à prendre en considération. La formation et l’accompagnement des salariés dans la prise en main de leur nouvel outil d’entreprise sont également des activités incontournables à mettre en place.

4. Incarnez votre projet d’entreprise et accompagnez vos équipes

La confiance est un ingrédient indispensable à la réussite d’une transformation et doit prendre naissance dans l’incarnation et la sincérité du changement au plus haut niveau. C’est pourquoi nous sensibilisons particulièrement nos clients sur l’importance du sponsoring projet par le top management de l’organisation.

  • Promouvoir le projet d’entreprise en donnant du sens, en expliquant les facteurs de motivation et les bénéfices attendus : Pourquoi mettre en place notre ERP ? Comment ce dernier va soutenir la croissance de notre entreprise ?
  • Engager et faire participer l’ensemble des équipes à la co-construction du projet. Appuyez-vous sur vos équipes middle management. Ils vous aideront à identifier des collaborateurs moteurs ayant les connaissances métiers nécessaires à la conception de la solution.
  • Encourager les équipes et les rendre disponibles. Votre équipe projet sera vraisemblablement composée d’un chef de projet, d’un sponsor, d’un intégrateur mais aussi de key users qui contribueront au projet en communiquant les besoins opérationnels indispensables à la conception de la solution. Ces collaborateurs devront jongler entre leur métier opérationnel et leur casquette de représentant métier au sein de l’équipe projet. Ils doivent donc se sentir soutenus par leur management.

 

Les projets de déploiement ERP restent des projets de transformation complexes dont les coûts et les délais sont importants, et qui requièrent des prises de décisions impactantes pour l’entreprise et ses collaborateurs.

phases pilotage transformation

Vous souhaitez vous lancer dans le déploiement de votre futur ERP ? Vous souhaitez partager avec nous vos interrogations ? Parlons-en ensemble !

A propos de l'auteur :
elodie Annette
Elodie ANNETTE
Consultante Senior
Diplômée d’un Master en Management stratégique & conseil, Elodie a 5 ans d’expérience dans le conseil. Elle a acquis des compétences principalement liées à la conduite du changement, à la facilitation d’ateliers de travail collaboratifs ainsi qu’au pilotage projet.
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