Comment organiser et animer des réunions pour maximiser leur efficacité ?

Elément essentiel de la communication et de la prise de décision, les réunions sont souvent mal perçues par les collaborateurs en raison de leur fréquence excessive et de leur manque d'efficacité.

Les consultants d’EXEIS Conseil sont souvent confrontés à des sujets organisationnels dans leur mission et le plus fréquent est celui des réunions avec un cercle vicieux :

Pourtant, et puisqu'elles occupent une part significative des agendas, les réunions se doivent d'être efficaces pour que les entreprises répondent à leurs enjeux de productivité et de bonne collaboration.

Pour vous aider à améliorer vos pratiques, voici quelques principes clés qui vous permettront, ainsi qu’à vos collaborateurs, d’organiser et d’animer des réunions plus productives. 

 

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🎯 Définir un objectif clair

 

Avant de planifier une réunion, il est essentiel de définir un objectif clair.

Posez-vous plusieurs questions : 

 

• Quel est le but de cette réunion ? 
• Avec quels éléments dois-je sortir de cette réunion ?

Il peut par exemple s’agir d’un plan d’actions cadencées dans le temps ou de la réponse à une problématique spécifique. Il est ainsi possible de faire appel à la bien connue méthode SMART, qui facilitera la définition d'objectifs Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Pertinents et limités dans le Temps (SMART). Cela permettra de guider la réunion et maintenir son orientation sur les résultats.

 

 

✉️ Inviter uniquement les parties prenantes nécessaires

 

L'une des principales sources de frustration lors des réunions est l'invitation de participants non essentiels. Assurez-vous que seules les personnes directement concernées par l'objectif de la réunion y assistent. Cela réduit le nombre de participants, accélère les discussions et économise du temps

 

 

 

 

📝 Établir un ordre du jour clair

Communiquez l'ordre du jour à l'avance pour que les participants puissent se préparer. Incluez les sujets à discuter, le temps alloué à chaque point et le nom de la personne responsable. Cela garantit que la réunion reste structurée et évite les dérives.

 

Votre ordre du jour sera considéré comme clair si tous les participants peuvent répondre à la question suivante : « Sommes-nous ici pour prendre une décision ou bien pour échanger autour d’un sujet ou encore pour partager de l’information ? ».

 

 

 

📒 Communiquer le support en amont 

 

Dans le cas particulier d’une instance décisionnelle, il est préconisé de communiquer en amont aux participants le support de la réunion incluant la décision attendue, et d’obtenir si possible une validation de principe. Il peut être maladroit de faire découvrir un sujet en séance à des décideurs. Votre réunion servira alors uniquement à entériner une décision par ailleurs discutée préalablement. 

 

 

 

⏱ Limiter la durée de la réunion

Chaque cerveau est capable de rester concentré seulement 12 minutes avant de s’offrir une petite évasion récréative. Les réunions longues et interminables sont donc contreproductives.

 

Fixez des heures de début et de fin précises, et respectez-les. Si tous les points de l'ordre du jour n'ont pas été abordés, prévoyez une réunion complémentaire plutôt que de prolonger la réunion actuelle. Enfin, pour les réunions nécessitant plus de 2 heures de temps, n'hésitez pas à organiser une pause, nécessaire pour conserver la bonne dynamique, les échanges informels et la concentration.

 

Autant que possible, que vous soyez organisateur ou participant d'une réunion, faites en sorte de ne pas avoir trop de réunions dans vos journées, et de laisser des moments pour du travail personnel, des discussions informelles liées à la vie de vos projets. Il ne faut pas tomber dans l'écueil des "tunnels" de réunions".

 

 

 

🙌 Choisir le bon format de réunion 

 

Nous l’avons constaté, animer une réunion n’est pas inné, cela s’apprend. Si votre réunion dépasse 30 minutes, elle requiert certainement une préparation et une attention particulière.

 

Délivrer le bon message au bon moment, maintenir les participants en attention, permettre l’émulation de chacun, sont autant d’objectifs qui nécessitent souvent l’usage de techniques d’animation comme les pratiques collaboratives. Par exemple, les ateliers agiles sont à la fois efficaces et simples à mettre en œuvre pour des réunions d’équipes. 

 

Les techniques et les formats sont à ajuster lors de réunion en ligne. Dans ce cas, l’utilisation d’outils adaptés est nécessaire afin que la technologie ne devienne pas un obstacle. 

 

 

🙋 Encourager la participation active

 

Favorisez un environnement où les participants se sentent à l'aise pour partager leurs opinions.

 

Encouragez les questions, les commentaires et les idées pour impliquer les participants.

 

De manière générale, préférez l’interactivité, évitez les monologues excessifs et assurez-vous que chacun ait l'occasion de s'exprimer avec une parole équitablement distribuée. 

 

 

 

🖥️ Utiliser la technologie de manière judicieuse 

L’heure est désormais au travail à distance et de nombreux outils de réunion en ligne ont vu le jour. Utilisez des outils de réunion en ligne pour faciliter la participation des membres distants, mais veillez à ce que la technologie ne devienne pas un obstacle. N'hésitez pas à jouer avec le ton de la voix pour ne pas désintéresser les interlocuteurs et pour combler l’absence physique.

 

Plusieurs solutions existent pour réussir à maintenir ce sentiment de proximité : 

 

• Encourager les participants à allumer leur caméra : cela favorisera l’engagement visuel et la communication interpersonnelle.
• Utiliser tant que possible le partage d’écran pour mettre en avant des présentations soignées, des graphiques et autres supports visuels : maintenir l’intérêt de vos participants.
• Varier le rythme environ toutes les 10 minutes : changez d'orateur, invitez les participants à participer ou réagir, changez format de diffusion (une vidéo…) .

 

 

 

📋 Prendre des notes et attribuer des actions

 

Cette bonne pratique, bien qu'elle soit utile pour une grande majorité des réunions, a tendance à être trop peu suivie.

 

Désignez quelqu'un pour prendre des notes pendant la réunion. À la fin, récapitulez et reformulez les points clés, les décisions prises et les actions à entreprendre. Assignez des responsabilités et indiquez des délais clairs pour chacune des actions.

 

 

 

✔️❌ Évaluer la réunion

Si vous êtes l'organisateur ou l'animateur de la réunion : prenez un court moment et demandez-vous si la réunion a atteint son objectif, si le climat était positif etc. Ne soyez pas trop dur avec vous-même, mais demandez-vous simplement quel détail aurait pu améliorer la réunion ?

 

Ponctuellement il peut être intéressant de solliciter les retours des participants sur l'efficacité de la réunion, l'atteinte des objectifs et les domaines à améliorer. 

 

 

Conclusion

Vous maîtrisez désormais les bases pour organiser et animer des réunions plus efficaces, mais si vous constatez que malgré vos efforts et l’application de toutes ces préconisations vous ne parvenez pas à optimiser le déroulement de vos réunions, il est possible que cela soit l’arbre qui cache la forêt. 

En effet, l’inefficacité chronique des réunions peut être symptomatique de défis organisationnels sous-jacents plus vastes. Cela peut par exemple être le reflet de problématiques relatives à des besoins de :

 

• Redéfinition ou réaffirmation des périmètres des entités, fonctions et rôles

Des réunions inefficaces peuvent indiquer un besoin de clarification des rôles et responsabilités au sein de l'entreprise. Un diagnostic préalable pour identifier les causes, associé à une réaffirmation voire à une refonte partielle ou significative de l’organisation peut être nécessaire pour améliorer la coordination et la communication au sein de vos équipes. 

 

• Accompagnement au changement

Les réunions inefficaces peuvent également être un symptôme de résistance au changement de la part de certains collaborateurs. Si vos processus ou votre organisation évoluent, il est essentiel d'accompagner le changement auprès de vos collaborateurs pour faciliter leur adaptation. Si cela se produit alors qu’un plan d’accompagnement a déjà été mis en œuvre, cela peut être une bonne indication de travaux complémentaires à réaliser en ce sens.

 

De la réalisation d’un diagnostic organisationnel avec formulation de préconisations, jusqu’à la mise en œuvre du plan de transformation incluant l’accompagnement au changement de vos collaborateurs, EXEIS Conseil est en mesure de vous accompagner tout au long de vos projets.